Omgevingscommunicatie omgedacht: een virtuele rondleiding door Kindcentrum Binnenmeer in Uitgeest
De gemeente Uitgeest is één van de BUCH-gemeenten (Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo) die samen één communicatieteam hebben, waarvoor Future Communication al een heel aantal jaar werkt. Voor een nieuw kindcentrum in Uitgeest bedacht senior communicatieconsultant Anneke van de Kamp een creatieve oplossing. Want wat als je inwoners niet zomaar toegang kunt geven tot een locatie? Dan breng je de locatie naar de mensen toe. Samen met collega Max Peters ontwikkelde zij een volledig virtuele rondleiding door Kindcentrum Binnenmeer: een video met voice-over die inwoners meeneemt door het bijzondere gebouw.
Lees verder
Het middel om in groten getale mensen mee te nemen
De gemeente Uitgeest is erg trots op de ‘vernieuwbouw’ van Kindcentrum Binnenmeer, waar nu naast basisonderwijs ook een kinderdagverblijf is gehuisvest inclusief een grote schooltuin. Dit grote project is een fascinerende combinatie van oude schoolgebouwen uit 1912 en 1932 en nieuwbouw. Om dat écht te ervaren kun je het beste een rondleiding door het gebouw nemen.
Veel Uitgeesters hebben herinneringen aan de vroegere schoolgebouwen, omdat hun kinderen of zijzelf er op school zaten. Daarom kwam het signaal binnen dat inwoners best graag een kijkje in het nieuwe kindcentrum zouden willen nemen, maar het is lastig om rondleidingen te organiseren in een kindcentrum dat de hele week vol in bedrijf is. De vraag die dus voorlag: hoe kunnen we deze geïnteresseerde Uitgeesters toch deelgenoot maken van dit bijzondere project?
Onze collega Anneke – op dat moment al werkzaam voor de BUCH-gemeenten – werd betrokken bij deze uitdaging en kwam met een creatief voorstel: een rondleidingsvideo waarin het verhaal wordt verteld over de geschiedenis van de plek en de gebouwen, het vernieuwbouwproject én van het nieuwe kindcentrum. De projectleider en wethouder waren hier enthousiast over en Anneke schakelde vervolgens haar collega-consultant en audiovisueel specialist Max Peters in.
Een succesvolle snelkookpan
Vanaf het begin was het duidelijk dat de video snel opgeleverd moest worden. Hoe uitte deze strakke deadline zich in de samenwerking tussen Max en Anneke? Max: “Doordat Anneke precies wist van de hoed en de rand en alle stakeholders in beeld had, konden we in een hele korte tijd deze video volledig realiseren met alles erop en eraan. Dat had nogal wat voeten in de aarde, want Anneke moest in enkele weken een coherent verhaal over de vernieuwbouw samenstellen op basis van de input vanuit de gemeente Uitgeest, Kindcentrum Binnenmeer, de architect en de aannemer.”
“Men wilde onder andere graag dat de focus lag op verduurzamingsmaatregelen, maar ook op esthetisch behoud van cultureel erfgoed. Dat soort details kan je met een video perfect uitlichten. Want met een camera heb je de mogelijkheid om letterlijk op iets in te zoomen, en dat kan je combineren met een duidelijke voice-over en een sterke verhaallijn.”
Waar Anneke verantwoordelijk was voor de communicatie met de stakeholders en de geschreven content, richtte Max zich op het visuele deel van de productie. “Ondertussen schakelde ik met een partij die professionele drone-opnames verzorgt en waar Anneke in het verleden al goed mee had samengewerkt. Daarnaast hield ik nauwlettend in de gaten of het script en de shotlist praktisch uitvoerbaar en logisch waren. We maakten een draaivolgorde op basis van de plattegrond van het kindcentrum, waarbij we per locatie precies wisten welke shots er nodig waren. Ook konden we er niet omheen om in het weekend te werken, want de school was gewoon in gebruik en de kerstvakantie was net voorbij. Niet ideaal, maar bij uitzondering doen we dat natuurlijk graag.
Als ik terugdenk aan dit project blijft niet alleen een mooi eindresultaat hangen, maar vooral de effectieve en proactieve samenwerking met mijn collega Anneke. Door onze expertises te bundelen, konden we deze virtuele rondleiding binnen zo’n korte tijd effectief en naar tevredenheid realiseren.
Max Peters, communicatieconsultant content en online
Van filmen tot voice-over: de meerwaarde van een strakke planning en duidelijke taakverdeling
Na een periode van snel schakelen, bijschaven en veel afstemming met verschillende stakeholders, vertrokken Max en Anneke op een koude zaterdag in februari richting Uitgeest om alles in één dag te filmen. De dronepiloten waren die dag ook van de partij en maakten samen met Max zowel binnen- als buitenopnames. Anneke zorgde voor het overzicht en het tijdsmanagement, aan de hand van het minutieus voorbereid script.
Zoals vaker het geval is bij videoproducties, liep de crew op locatie nog tegen praktische uitdagingen aan. Max vertelt: “De grote vraag was al vrij snel, hoe loop je elkaar niet in de weg? Anneke en ik konden natuurlijk niet zelf per ongeluk op het beeld van de drone terecht komen terwijl wij onze shots aan het filmen waren, dus uiteindelijk kozen we voor een aanpak waarbij we precies op tegengestelde plekken onze opnames maakten. Gelukkig is het kindcentrum daar groot genoeg voor. Een regisseur/opnameleider op zo’n project als dit is wel echt onmisbaar, zeker als je filmt onder tijdsdruk. Anneke had die rol, zij signaleerde op tijd waar het schuurde en nam het initiatief voor de oplossing.”
“Daarnaast was er nog het weer, een belangrijke speler bij videoproducties. Het weer is een factor waar je geen invloed hebt, dus dat kan nog wel eens spannend zijn. Maar gelukkig zat het ons mee en zorgde de stralende winterzon voor prachtige shots!”
Tot slot was ook een voice-over nodig om de kijker door de video te gidsen. Omdat Max hier ruime ervaring mee heeft, hoeft Future Communication dit doorgaans niet uit te besteden. Max zat dus twee dagen na de opnames al in een professionele studio om de voice-over in te spreken: “Ik doe dat erg graag, maar vaak zijn voice-overs zeer informatief en vooral kort en bondig. In dit geval beeldde ik me in dat ik daadwerkelijk mensen aan het rondleiden was die ik een boeiend verhaal vertelde. Dat gaf ook meer vrijheid om te spelen met intonatie en klankkleur.
Creatief monteren
Toen al het ruwe materiaal compleet was, kon Max de rest van de week gebruiken om al het materiaal te monteren. “De montage was niet per se complex, maar 11 minuten video is wel behoorlijk wat werk. Daarin het overzicht houden is dan mijn uitdaging, want alle losse elementen moeten wel precies kloppen! Bovendien zie je bij de montage pas echt goed welke drone-shots geschikt zijn en waar mijn eigen shots van statief het beste passen. Zo besloot ik om bijvoorbeeld een shot van een landende drone te gebruiken bij een stuk dat over de vloeren ging. Dat zou ik er normaal gesproken uit knippen, maar dat paste nu perfect bij het verhaal dat we wilden vertellen.”
Na een eerste versie lag de actie weer bij Anneke. Zij haalde feedback op bij de stakeholders, met wie ze van tevoren strakke planningsafspraken had gemaakt. Hierdoor kon Max vlot de wijzigingen doorvoeren die uit de feedback naar voren kwamen. Na een correctie van de kleuren en belichting, ging de definitieve video – nog geen week later – op vrijdagmiddag in première op het YouTube-kanaal van de BUCH én in de lokale en regionale media. Omdat Anneke alle persberichten al had klaarstaan, konden deze snel worden verspreid.
“We waren wel even flink afgemat op die vrijdagmiddag, maar we hadden er alle vertrouwen in dat deze deadline realistisch was door onze grondige voorbereiding. Daarnaast kunnen Anneke en ik allebei heel snel schakelen, wat voor deze samenwerking absoluut essentieel was. Ik ben blij dat we de gemeente Uitgeest op deze manier, met een hele korte doorlooptijd, een complete virtuele rondleiding hebben kunnen geven. Daarmee voorzien we inwoners – en andere geïnteresseerden – van een fascinerend inkijkje binnen een belangrijk gebouw in hun gemeente, aldus Max.
Nieuwsgierig geworden naar het eindresultaat? Bekijk hieronder de video van het Kindcentrum Binnenmeer.
Wat de opdrachtgever zegt
Het was van grote meerwaarde om snel met Anneke te schakelen en tot een concrete oplossing te komen voor de uitdaging om alle geïnteresseerden een kijkje te laten nemen in ons nieuwe Kindcentrum Binnenmeer. Het was namelijk vrijwel onmogelijk om duizenden Uitgeesters op één moment rond te leiden. De virtuele rondleiding bleek hiervoor de oplossing te zijn. In Uitgeest is dit zeer positief ontvangen, een moment om op terug te kijken.
Sebastiaan Huys, projectleider Centrumplan Uitgeest
Hulp nodig?
Wil jij ook aan de slag met omgevingscommunicatie? Neem contact met ons op en ontdek wat Future Communication voor jouw organisatie kan betekenen.
