IT-communicatie voor de digitale werkplek bij het Leger des Heils
De digitale werkplek is niet meer weg te denken uit het dagelijkse werk van de medewerkers van het Leger des Heils. Daarom worden stap voor stap verbeteringen doorgevoerd om de digitale werkplek prettiger, flexibeler en veiliger te maken. Senior consultant Linda de Kanter ging aan de slag met de interne communicatie rondom alle IT-veranderingen.
Meer weten?
De digitale werkplek is niet meer weg te denken uit het dagelijkse werk van de medewerkers van het Leger des Heils. Ze mailen, registreren gegevens, werken aan documenten en vergaderen online. En dat doen ze overal: op kantoor, onderweg of thuis. Daarmee is de digitale werkplek in grote mate bepalend voor hun werkplezier. Daarom worden stap voor stap verbeteringen doorgevoerd om de digitale werkplek prettiger, flexibeler en veiliger te maken. Een FutureProof werkplek! Future Communication werd gevraagd voor de communicatie over de veranderingen die dit met zich meebrengt.
Verandervraag
Eind 2022 ging onze consultant Linda de Kanter aan de slag met het inrichten van de interne communicatie voor het Leger des Heils. Daarbij ging ze ook in gesprek met het Centrum voor Informatievoorziening (CIV); een belangrijke stakeholder voor het inrichten van een vernieuwende infrastructuur van digitale kanalen en middelen. CIV stond toen aan de vooravond van een grote digitale transformatie. Alle applicaties en bestanden moesten van het fysieke datacenter naar de Cloud verplaatst worden. Daarnaast werd Microsoft365 uitgerold, waarvan Teams, OneDrive en SharePoint de digitale basis vormen binnen het Leger des Heils. Kortom, veel veranderingen in de werkomgeving van medewerkers.
Leestip
Meer lezen over onze projecten? Samen met collega Rianne ging Linda aan de slag met het ontwikkelen van een interne communicatiestrategie en -aanpak en een advies voor het formeren van een team interne communicatie bij het Leger des Heils.
Grip op verandering
Linda: “Tijdens een van de eerste gesprekken met CIV kwam de datacentermigratie al ter sprake en deelde ik mijn ervaringen en inzichten vanuit vergelijkbare projecten. IT-communicatie is nu eenmaal ‘een vak apart’ binnen het vakgebied van interne communicatie. Mijn ideeën over communicatie en adoptie sloten aan bij de ideeën van het projectteam, en zo werd ik onderdeel van het team. Dat was het begin van een mooie en effectieve samenwerking.
Naast de projectmanager bestaat het projectteam onder andere uit een adoptiespecialist en een adviseur van de Leger des Heils Academie. Samen gingen we aan de slag om een goede adoptie- en communicatieaanpak te ontwikkelen. Tot dan toe werd IT-communicatie meestal vanuit de FrontOffice uitgestuurd. Medewerkers ontvangen vrijwel dagelijks mails van hen, zowel over vernieuwing van de digitale werkplek als over reguliere IT-werkzaamheden en verstoringen.
Vanwege de grote impact van de veranderingen op het dagelijkse werk van medewerkers wilden we niet het risico nemen dat medewerkers de mails van de FrontOffice niet tijdig zouden lezen. En natuurlijk was er meer nodig dan medewerkers per mail informeren, om hen goed voor te bereiden op de veranderingen en hen optimaal te ondersteunen in de nieuwe manier van werken. Van een veranderverhaal en infographic tot instructies, online trainingen en video’s. En dan hadden we nog een plek nodig om de digitale middelen beschikbaar te stellen voor medewerkers. Zo ontstond het idee voor een allesomvattend concept Mijn Digitale Werkplek.”
Wat werd er anders?
Linda: “Als consultant kijk ik graag over de grenzen van mijn opdracht heen. Ik vond het daarom erg leuk de vrijheid te krijgen om samen met het projectteam het concept Mijn Digitale Werkplek uit te werken en te implementeren. We begonnen met een nieuwe mailbox Mijn Digitale Werkplek, die voortaan voor vernieuwing van de digitale werkplek wordt gebruikt. Omdat het huidige intranet beperkte functionaliteiten biedt, bouwden we een site Mijn Digitale Werkplek in SharePoint. We hebben een logo en banner laten ontwerpen om op de site te gebruiken. Daarnaast zijn een mailtemplate, instructietemplate en video-intro en -outro gemaakt, waarin het logo en de banner gebruikt worden. Dit zorgt voor een herkenbare en aansprekende ‘look & feel’ van de adoptie- en communicatiemiddelen.”
Gebruikers centraal
“Bij impactvolle digitale transformaties, zoals de datacentermigratie bij het Leger des Heils, is het belangrijk de medewerkers (ofwel gebruikers) centraal te stellen. Binnen het projectteam kreeg ik de ruimte om mijn ervaringen en inzichten in te brengen in de migratieaanpak. Misschien niet helemaal de gebruikelijke rol voor een communicatieadviseur, maar ik zie het altijd als een gezamenlijke verantwoordelijkheid om een project tot een goed einde te brengen. Dat maakt de samenwerking ook een stuk leuker!”
“Ook al zijn we nog maar net van start met het concept Mijn Digitale Werkplek, het is mooi om te zien dat medewerkers de adoptie- en communicatiemiddelen waarderen. Hiermee hebben we een belangrijke eerste stap gezet om de zelfredzaamheid van medewerkers in het gebruik van hun digitale werkplek te vergroten. Samen met de Leger des Heils Academie bouwen we verder aan solide IT-kennis binnen de organisatie, zodat medewerkers hun dagelijkse werk op een prettige manier kunnen uitvoeren.”
Wat de klant vindt
“Complexe projecten met grote impact op de organisatie vragen om een multidisciplinair team. Een consultant als Linda, die breder kijkt dan haar vakgebied, is dan ook meer dan welkom. Vanuit het datacentermigratieproject stonden we voor de uitdaging om 150 applicaties, 160 virtuele servers, 220 databases en 10 TB data naar de Cloud te migreren. Goede begeleiding van ruim 8.000 gebruikers was daarbij essentieel. In de hectiek van een dergelijk project met een sterke technische component, is het cruciaal om specialisten aan boord te hebben die zich richten op adoptie en communicatie, en zich volledig inzetten voor het ontzorgen van gebruikers. Zij staan voor de uitdaging om de introductie van Teams, OneDrive en SharePoint soepel te laten verlopen. Het nieuwe concept Mijn Digitale Werkplek werpt daarbij al meteen zijn vruchten af.”
Meer weten?
Wil je meer weten over dit project? Of ben je benieuwd wat wij voor jou of jouw project kunnen betekenen? Neem contact op en ga samen met ons aan de slag met FutureProof communicatie!
