« Naar het blogoverzicht

HR en communicatie: laat de liefde opbloeien!

Het lijkt de perfecte match, HR en communicatie. Beide disciplines houden van mensen, hun drijfveren, behoeften en gedrag. Maar houden deze op papier complementaire disciplines ook van elkaar? In veel organisaties vinden HR- en communicatieprofessionals elkaar gek genoeg nog niet. Tijd om de vonk wél over te laten slaan. Waarom eigenlijk? En hoe? Ik deel op de dag van de liefde mijn visie en tips.

Al jaren verwonder ik mij erover dat communicatie en HR in veel organisaties niet of nauwelijks samenwerken, terwijl er zoveel raakvlakken zijn. Beide disciplines hebben een sterke focus op de mens. De afdeling HR ziet de mens als belangrijkste factor in het succes van een organisatie en zet zich in voor het aantrekken, toerusten en ontwikkelen van medewerkers, zodat zij optimaal kunnen bijdragen aan de organisatiedoelen. De afdeling communicatie − specifiek de interne communicatieadviseur − houdt zich ook bezig met medewerkers. Wederom met het oog op de realisatie van de organisatiedoelen, maar dan via het beïnvloeden van de interne communicatie tussen medewerkers.

Word bondgenoten in de organisatie

Kortom, HR kan de afdeling communicatie benutten voor het verbeteren van de communicatie met en tussen medewerkers, om HR- en organisatiedoelen nog beter te kunnen realiseren. Aansprekende boodschappen, heldere taal, goede instructies, zorgvuldige timing, via de juiste kanalen: de creativiteit, het inzicht en de vaardigheden van een communicatieprofessional komen hierbij goed van pas! Vice versa heeft communicatie met HR een bondgenoot in het creëren van een prettige werkomgeving en organisatiecultuur, waarin medewerkers zich thuis voelen. Goede interne communicatie werkt verbindend en motiverend, maar een prettige werkomgeving gaat over meer dan communicatie. Denk aan waarderen, belonen, leiderschap, leren en ontwikkelen, omgang met ziekte of conflicten. HR heeft op dit gebied de juiste kennis en tools in huis.

Benut de potentie van de communicatieafdeling

En toch vinden we elkaar nog niet. Of niet écht. Een voorbeeld: de HR-afdeling worstelt met de werving van nieuwe medewerkers. Het aantal vacatures loopt op en de druk vanuit de directie neemt toe. HR mailt communicatie: ‘Kunnen jullie deze vacatureteksten redigeren?’ Wanneer de communicatieadviseur doorvraagt naar meer info over de functie, het profiel en de doelgroep blijft het stil. Er is geen tijd voor overleg. ‘Maak er maar iets moois van.’ De potentie van de communicatieafdeling wordt in dit geval niet volledig benut, doordat er meteen een opdracht gegeven wordt in plaats van een vraag gesteld. Er wordt ingevuld wat communicatie zou moeten doen. Redigeer een vacature, plaats een aankondiging voor een medewerkersonderzoek op het intranet, organiseer een bijeenkomst voor de reorganisatie. Allemaal losse opdrachten.

Vraag communicatieadvies

Stel in plaats daarvan een vraag: ‘We hebben moeite met het opvullen van vacatures, wat kunnen we (beter) doen?’ Een ander voorbeeld: de HR-afdeling wil graag dat meer medewerkers meedoen aan het nieuwe vitaliteitsprogramma. Wat kan communicatie bijdragen om dit te realiseren? Of: het ziekteverzuim is veel te hoog. Wat zouden we samen kunnen doen om een gezondere werkomgeving te creëren? Maak met verschillende disciplines aan tafel een analyse. Met HR en communicatie, maar bijvoorbeeld ook met Facilitaire Zaken en vertegenwoordiging vanuit het management en de medewerkers. Wanneer iedereen vanuit zijn eigen expertise en ervaring meedenkt, ontstaan de beste oplossingen.

Communicatieadviseurs, blijf in gesprek

Andersom is mijn advies voor de communicatieafdeling: wees niet te star. Komt er zonder overleg een opdracht jouw kant op? Kaats de bal niet meteen terug en ga niet zitten mokken. Blijf openstaan voor gesprek. Ga op zoek naar een goede manier en een geschikt moment om jouw communicatieadviezen wél mee te kunnen geven. Als je wilt dat er iets verandert, onderneem dan vooral zelf actie. Nog een voorbeeld: HR-adviseur heeft zelf een flyer gemaakt om een nieuwe feedbacktool aan te kondigen. Sla het initiatief niet dood, omdat de flyer niet in de huisstijl is gemaakt. Zie het als een haakje om in gesprek te komen én blijven. Laat soms iets gaan. Door te geven en nemen ontstaat er ruimte om naar elkaar toe te groeien.

HR en communicatie, leer van elkaar

Dat de samenwerking soms moeizaam tot stand komt, is begrijpelijk. Hoewel dit allerlei oorzaken kan hebben, valt mij op dat het vaak te maken heeft met verantwoordelijkheden en de interpretatie ervan. Doordat er overlap zit tussen beide disciplines, is het voor sommige onderwerpen niet helemaal duidelijk wie nu precies waarvoor verantwoordelijk is. Dit maakt dat er wrijving kan ontstaan, omdat je het gevoel hebt dat je in elkaars vaarwater zit. Of onderwerpen vallen juist tussen wal en schip. Het is een beetje van allebei en dus van niemand. Het gevolg? Je wijst naar elkaar. Dat is echt een gemiste kans. Als je, net als ik, gelooft in de kracht van samenwerking tussen HR en communicatie: maak dan zelf de eerste move. Benut zowel de overeenkomsten als de verschillen en leer van elkaar. Want als het goed is, hebben jullie hetzelfde doel voor ogen: de organisatie en de mensen in de organisatie sterker maken.

Maak jij de eerste move?

Vandaag op Valentijnsdag is hét moment om de liefde tussen HR en communicatie te laten bloeien. Ik geef je een paar haakjes voor jouw openingszin!

HR-plan 2020

Het nieuwe jaar is begonnen, dus waarschijnlijk ligt er een nieuw HR-plan voor dit jaar. Communicatie, stel je proactief op. Informeer naar dit plan, lees en denk mee. Voor welke uitdagingen staat HR? Welke onderwerpen staan op de agenda? Waar kan communicatie bijdragen om de jaardoelen te realiseren? Of HR, maak een afspraak met communicatie om samen naar het plan te kijken en je te laten adviseren. En dan meteen een tip voor het HR-plan van 2021: betrek communicatie bij de totstandkoming van het plan, zodat je er meteen een communicatief plan van maakt.

Employer branding

Bij Future Communication worden we regelmatig door HR-managers gevraagd om te helpen bij de communicatie rond werving en behoud van personeel. Employer branding is nu een hot item. In jouw organisatie mogelijk ook. Stel voor om een gezamenlijke analyse te doen. Organiseer een workshop en breng samen in kaart: hoe verloopt het proces van in-, door-, en uitstroom nu? Wat beleven medewerkers op hun ‘reis’ door de organisatie? Waar kan en moet het beter? Dat levert voor iedereen een actielijst op. HR gaat bijvoorbeeld aan de slag met het herijken van het arbeidsvoorwaardenpakket, communicatie betrekt medewerkers bij het ontwikkelen van werken-bij-verhalen en beelden en samen start je een project om een aansprekend introductieprogramma voor nieuwe medewerkers te ontwikkelen. In één of twee werksessies kun je al een flinke slag maken!

Communicatiekanalen

In de meeste organisaties is de afdeling communicatie verantwoordelijk voor het beheer van communicatiekanalen. Denk aan het intranet, de website of de socialmediakanalen. Afdelingen zelf zijn verantwoordelijk voor de inhoud. HR-informatie is ontzettend belangrijk voor medewerkers. Neem het intranet eens onder de loep. Is de informatie actueel, goed vindbaar en leesbaar? Of kijk naar LinkedIn. Wordt dit kanaal al goed gebruikt voor het werven van nieuwe collega’s? Of is de content alleen gericht op klanten? Doe een quick scan en geef HR ook advies. Wacht niet tot er een opdracht of een vraag komt, maar kruip zelf achter het stuur. Zo haal je meer voldoening uit je werk en creëer je meer impact!

Begint het al te kriebelen? Klaar voor een eerste date? Veel succes! En geef gerust een seintje als je meer tips nodig hebt.