De webinar: maak er intern ook een succes van

De webinar: een interactieve live-uitzending via internet en een goed middel om kennis te delen. Het communicatiemiddel wordt vooral extern ingezet, maar ook op intern gebied valt er winst te behalen. In deze blog vertel ik je meer over hoe je een webinar organiseert en hoe je dit middel intern succesvol inzet, bijvoorbeeld bij een intern verandertraject.

Je ziet dat mensen tegenwoordig minder vaak op één plek werken. Ze werken steeds vaker buiten de deur en hebben propvolle agenda’s. Face-to-face-contact is erg belangrijk, maar mensen hebben geen tijd om naar allerlei fysieke bijeenkomsten te gaan. De webinar biedt dan een uitkomst: het is een handig middel om iedereen bij te praten en mensen de kans te geven met elkaar in gesprek te gaan.

Zo houd je een geslaagde webinar

Wil jij ook een webinar organiseren? Ga dan met onderstaande punten aan de slag en maak je webinar tot een succes.

Goede voorbereiding in tekst
Schrijf de tekst uit in vraag en antwoord. Zo ben je je meer bewust van wat er wordt verteld. Je hebt hierdoor ook meer inzicht in de lengte van de webinar. Hoe lang een webinar duurt, wisselt. Dit is afhankelijk van het doel. Gaat het om een update, dan kun je 15 tot 20 minuten aanhouden. Ga je meer de diepte in, pak dan een uur. Je hebt dan ook ruimte voor vragen. Het kan ook fijn zijn om de uitgeschreven tekst te delen met het MT. Zo zijn ze op de hoogte, mochten ze vragen krijgen van medewerkers.

Testwebinar
Houd een testwebinar. Werkt de techniek? Doet het linkje in de uitnodiging het? Is het beeld scherp? Kijk ook of je voldoende daglicht hebt en of de setting in orde is en vermijd ruis op de achtergrond. Om te zorgen dat alles op rolletjes loopt, is er bij onze webinars altijd iemand voor de techniek aanwezig. Deze specialisten kunnen snel handelen als er iets niet helemaal lekker loopt.

Verdeel vooraf de rollen
Denk vooraf goed na over de rollen en verdeel deze. Werk bijvoorbeeld met een moderator (deze persoon stelt de vragen) en twee mensen die de vragen beantwoorden. Zorg dat je deze mensen op tijd brieft.

Promoot de webinar
Hoe zorg je dat iedereen op de hoogte is van de georganiseerde webinar? Doe aan promotie! Plan bijvoorbeeld voor een half jaar alle webinars in en stuur collega’s een agendaverzoek. Stuur een week van tevoren een reminder, bijvoorbeeld via intranet.

Deel de agenda
Mensen maken een afweging of ze deelnemen aan een webinar. Wat halen ze eruit? Deel vooraf de agenda zodat mensen weten wat ze kunnen verwachten. Ik merk dat hoe gedetailleerder de agenda is, hoe meer mensen inbellen en terugkijken. Laat dus duidelijk weten waar het over gaat.

Houd het interactief
Er zijn verschillende opties om de webinar interactief te houden. Je kunt ervoor kiezen om de camera’s en het geluid van de mensen in te schakelen, maar dit zorgt wel voor meer onrust. De deelnemers enkel laten chatten is ook mogelijk. Stel de kijkers vragen om de interactie verder aan te wakkeren.

Organiseer een webinar met een reden
De webinar is een fantastisch middel, maar let wel op dat je niet voor ieder wissewasje er een organiseert. Zo voorkom je dat mensen op een gegeven moment afhaken. Vraag je af wat het toevoegt en brengt. Soms kun je meerdere onderwerpen samenvoegen, zodat je een overkoepelende webinar houdt. Voorkom een overkill aan boodschappen.

Ben jij op zoek naar een toegankelijk communicatiemiddel waarmee je gemakkelijk medewerkers informeert? Probeer dan eens een webinar.