Verandercommunicatie bij RDW begint en eindigt met inleven

RDW is een publieke dienstverlener in de mobiliteitsketen. Zij regelen het toelaten van nieuwe voertuigen op de weg, het keuren van voertuigen en het afgeven van je rijbewijs. RDW zorgt dat iedereen veilig en vertrouwd op weg kan. Berline ging hier aan de slag binnen de divisie Toezicht en Beoordeling, op de afdeling Beoordeling. Een zeer operationele afdeling waartoe alle RDW-keuringslocaties in Nederland behoren.

Zowel de divisie als de afdeling hebben te maken met veel veranderingen. Denk aan Europese wetswijzigingen, nieuwe opdrachten vanuit het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat of het digitaliseren van werkprocessen. Kortom, het is zaak om RDW klaar te stomen voor de toekomst. Berline mocht daar aan bijdragen door te zorgen voor een ‘Future Proof’ aanpak van alle communicatieactiviteiten binnen de divisie.

Aanpak: inleven bij verandercommunicatie

Met deze opdracht wist Berline wel raad: “Sommige projecten waren al gestart, ik stapte gewoon op een rijdende trein. Het liefst ben ik vanaf het begin af aan betrokken, maar als je ergens start, is dat vaak niet zo. Dat komt later, als ze je eenmaal weten te vinden. Ik zie dat altijd als een goed teken, ik ben graag zichtbaar op de werkvloer. Parallel aan de communicatieacties die echt moeten gebeuren, bouwde ik mijn netwerk van collega’s op. Dat betekent: gesprekken voeren, observeren en inleven. Wat speelt er, wat zijn de wensen en waarom zijn die wensen er, bij wie en wanneer? Ik werkte daarom ook op verschillende locaties. Ik maakte dan (samen met collega’s) middelen en teksten om die gelijk te toetsen met de doelgroep. Ook kon ik zo ervaren hoe de samenwerking verloopt, hoe de aansturing gaat en hoe men de informatie- en communicatievoorziening organiseert in de diverse lagen van de organisatie. Ik kijk graag verder dan alleen het communicatievraagstuk. Je kunt alles nog zo goed communiceren, maar als een systeem uiteindelijk niet werkt bij de invoering ervan of als medewerkers niet goed worden aangestuurd of betrokken zijn bij veranderingen, hebben je communicatieacties ook niet het effect dat je graag wilt.”

“Samen met de projectmanagers achterhaalde ik met een door mij gemaakt format wat de impact is van wat de opdrachtgever vraagt. Zo ontwikkelde ik een passende communicatiestrategie en -middelen, afgestemd op de behoefte. We organiseerden, waar mogelijk, samen de communicatieactiviteiten. Daarnaast adviseerde ik tactvol over andere verandervraagstukken. Op die manier kun je gezamenlijk de veranderingen omarmen, communiceren en succesvol doorvoeren.”