Interne communicatie: versterk je visie met het 3xS-model
Wil je met meer overtuigingskracht jouw plannen voor interne communicatie presenteren? En wil je jouw positie als interne communicatieadviseur verstevigen? Dan is het hebben van een ijzersterke visie een vereiste. Hoe je die ontwikkelt? Met het 3xS-model.
Koffie drinken?18 oktober 2023
Onlangs nog schreef Betteke van Ruler, emeritus hoogleraar Communicatiewetenschappen aan de Universiteit van Amsterdam in Vakblad C van Logeion dat het bij communicatieadviseurs vaak aan een visie ontbreekt. Vertaald naar de praktijk van interne communicatie merk ik ook dat interne communicatieadviseurs vaak geen sterk verhaal paraat hebben om bestuurders en directies te overtuigen van het belang van hun expertise voor de organisatie. Het gevolg is dat ze te weinig ruimte krijgen om hun stempel te drukken op verandertrajecten waar interne communicatie juist het verschil kan maken.
Stevig fundament
Ik daag jou uit om je eigen visie te ontwikkelen! Een visie geeft antwoord op de vraag: waar ga je voor en waar sta je voor? Als jij een concrete koppeling kunt maken tussen de rol van interne communicatie in de organisatie en jouw specifieke aandeel daarin, heb je wat mij betreft je eigen visie paraat! Zo’n visie aangevuld met het door mij ontwikkelde 3xS-model zorgt voor een stevig fundament, waarmee jij laat zien dat jij je zaakjes goed op orde hebt. Door structuur, samenhang en sfeer (3xS) op te voeren in jouw werkwijze stimuleer je je stakeholders om door dezelfde bril als jij naar een communicatievraagstuk te kijken. Dus niet alleen de focus op de boodschap, maar op álle perspectieven die een communicatietraject maken of kraken. Er ontstaat meer begrip voor de totaalbijdrage die je levert en het gevolg is dat jouw adviezen eerder worden aangenomen.
3xS-model
Graag laat ik je zien hoe ik het 3xS-model inzet om mijn persoonlijke visie op interne communicatie kracht bij te zetten en mijn stakeholders te overtuigen van mijn plannen. Je zou het ook kunnen zien als mijn ‘belofte’ aan de opdrachtgever.
1. Zo zie ik mijn rol (hier ga ik voor)
Met interne communicatie draag ik bij aan het verbeteren van de communicatieprocessen binnen de organisatie, met als doel om positieve interacties tussen medewerkers te stimuleren. Daarmee leg ik een belangrijke basis voor een sterke, wendbare en productieve organisatie.
2. Dit is mijn aanpak (hier sta ik voor)
Bij communicatievraagstukken zoek ik samen met de opdrachtgever naar een optimale balans tussen:
- Structuur om de interne communicatie goed te organiseren;
- Samenhang om de consistentie in de interne communicatie te garanderen;
- Sfeer om de betrokkenheid, het gevoel van veiligheid en het plezier van medewerkers te vergroten.
Met 3xS sla je alvast een brug van de visie naar de aanpak voorafgaand aan de uitvoering. Je werpt een blik vooruit en laat zien hoe jij ervoor gaat zorgen dat jouw plan op rolletjes gaat lopen. Structuur, samenhang en sfeer zijn dan succesbepalers: neem je deze onvoldoende mee in je overwegingen aan het begin van een communicatietraject, dan, loop je het risico dat jouw plan in een latere fase uit de rails loopt. Dan ben je alleen nog bezig met herstellen in plaats van vertellen. Dit is wat er dan kan gebeuren:
- Te weinig structuur leidt tot onduidelijkheid, te veel structuur leidt tot starheid.
- Te weinig samenhang leidt tot ad hoc communicatie, te veel samenhang maakt complex.
- Te weinig sfeer maakt onpersoonlijk, te veel sfeer verbloemt de echte boodschap.
Kortom, benoem en bewaak de balans tussen de 3xS. Dan staan je plannen als een huis!
Wat levert een stevige visie nog meer op: OEF
Hoe duidelijker jij jouw visie weet te verwoorden, hoe makkelijker het voor je wordt om jouw stakeholders voor jouw aanpak te winnen. Je laat je niet meer zo makkelijk uit het veld slaan door een onverwacht verzoek. Zo krijg je meer eigenaarschap op jouw eigen vakgebied en druk je je eigen stempel op het verloop van een traject.
Een visie vertelt ook iets over de manier waarop je het liefst je werk uitvoert. Jouw persoonlijke stijl schemert hierin door. Hoe jij de dingen aanpakt op een manier waardoor jij optimaal kunt functioneren. Een visie geeft je dan handvatten om ‘nee’ te zeggen tegen opdrachten waar je niet achter kunt staan. En argumenten waarom je denkt dat bepaalde zaken anders moeten. Zo blijf je dicht bij jezelf, en zorg je ervoor dat je geen zaken oppakt waar je niet achter staat.
Vooral bij complexe, langdurige vraagstukken, met veel stakeholders en tegenstrijdige belangen, kan jouw visie op interne communicatie je helpen koers te houden en je niet te laten afleiden van je oorspronkelijke plannen.
Mijn oproep aan alle interne communicatieadviseurs: ontwikkel jouw visie en draag uit waar je voor staat. Houd daaraan vast in de trajecten die je oppakt. Zo laat je je opdrachtgevers zien dat interne communicatie bij jou in zeer bekwame handen is. De organisatie kan niet meer om jou heen!
Meer weten over het 3xS-model?
Wil jij meer weten over het ontwikkelen van een visie of heb je een uitdaging op het gebied van interne communicatie? Neem dan contact op met Dominique.
