Inclusief communiceren in alle stappen van de employee journey
In onze dagelijkse communicatie stuit ik vaak op uitdrukkingen die, hoewel ze misschien welbekend zijn, niet altijd even inclusief zijn. Neem bijvoorbeeld de standaard “(m/v)”-aanduiding of het benadrukken van een team als “jong en dynamisch”, wat een onbedoelde barrière opwerpt voor ervaren sollicitanten. Laten we deze alledaagse situaties onder de loep nemen en ontdekken hoe we inclusieve communicatie kunnen omarmen, in de verschillende fases van de employee journey, zonder in stereotypen te vervallen.
5 maart 2024
Inclusieve communicatie is geen trend. Het is áltijd belangrijk in de verschillende communicatiestromen en –momenten, maar soms ook complex. Inclusief communiceren gaat verder dan rekening houden met leeftijd of geslacht. Neem jij in je communicatieaspecten mee zoals diversiteit in geaardheid, beperkingen, religie, taal en educatie? In deze blog duiken we dieper in wat inclusieve communicatie echt betekent en hoe je dit toepast in de employee journey.
Inclusie, diversiteit en gelijkwaardigheid: het onderscheid
Laten we beginnen met het onderscheid tussen diversiteit, gelijkwaardigheid en inclusie.
- Diversiteit verwijst naar de verscheidenheid aan mensen in een bepaalde groep, organisatie of samenleving. Dit kan betrekking hebben op verschillende aspecten zoals ras, geslacht, leeftijd, geaardheid.
- Gelijkwaardigheid gaat om het herkennen en erkennen van obstakels van een bepaalde groep en het actief werken aan het weghalen of minimaliseren daarvan.
- Inclusie is meer dan het aantrekken van diverse mensen. Het gaat over het creëren van een werkomgeving waarin iedereen zich gewaardeerd, gerespecteerd en verbonden voelt. Het gaat niet enkel over het openzetten van de voordeur, maar ook echt om een plek aan de overlegtafel.
Inclusie in de employee journey
Inclusie vraagt om een actieve houding met als doel: gelijke kansen voor iedereen om deel te nemen en bijdragen te leveren. Het betekent dat elk individu, ongeacht diens achtergrond, volledig deel kan nemen aan besluitvorming, processen en dezelfde kansen krijgt.
Inclusieve communicatie kan bijdragen aan het aantrekken van nieuwe en diverse medewerkers. Maar alleen wanneer het ook echt in het interne beleid opgenomen wordt, heeft het een positieve impact op de employee journey en op het personeelsverloop. Communiceer er niet enkel over naar buiten, maar hanteer het juist ook intern.
Ik geef je tips om inclusieve communicatie in de verschillende fases van de employee journey toe te passen:
Lees in de blog over employer branding meer over het belang van een matchende identiteit bij het imago.
Recruitment en employer branding
Zorg dat vacatures en andere communicatie aan potentieel nieuwe medewerkers toegankelijk is voor een breed publiek. Hoe pak je dit aan?
- Luisteren en verdiepen: inclusieve communicatie begint met luisteren naar en je verdiepen in de ervaringen en perspectieven van anderen. Heb daarbij vooral aandacht voor degenen die vaak ondervertegenwoordigd zijn en zoek de positieve en opbouwende benadering samen op. Dus niet: “jij hebt een migratie-achtergrond, en daarom wil ik je vragen stellen”, maar “jij bent onderdeel van de organisatie, daarom wil ik je een aantal vragen stellen met betrekking tot inclusie”. Haal informatie op bij diverse profielen uit je doelgroep over de juiste vorm van communicatie.
- Gebruik van inclusieve taal: kijk kritisch naar je woordgebruik. Het is belangrijk om taal te gebruiken waarmee je niemand uitsluit of beledigt. Vrouwen zullen minder snel reageren op een vacature met woorden als “autonoom”, “analytisch” en “commercieel”. Kies voor genderneutrale taal, vermijd stereotypen en gebruik terminologie die respect toont voor verschillende identiteiten.
Bijvoorbeeld:
- Niet: Wij zoeken een enthousiaste verkoper om zijn/haar team te versterken.
- Wel: Wij zoeken een enthousiaste verkoper om ons team te versterken.
- Niet: ben jij net afgestudeerd en klaar voor de eerste stap in jouw carrière?
- Wel: heb jij de gevraagde kennis in huis en word je enthousiast van deze vacature?
Tijdens de gesprekken met kandidaten is het goed om stil te staan bij je onbewuste vooroordelen. Ons brein ontvangt zo veel informatie op een dag, dat het nodig is om dit als het ware in ‘hokjes’ te verdelen. Iedereen heeft onbewuste vooroordelen, maar door hier bij stil te staan en je hier bewust van te zijn, voorkom je projectie op- en aannames over kandidaten. Ga eens na: welke (onbewuste) vooroordelen heb jij over het andere geslacht, een andere afkomst of een handicap?
- Digitoegankelijkheid: zorg ervoor dat je digitale communicatie toegankelijk is voor mensen met beperkingen. Denk aan het gebruik van alternatieve tekst (ook wel alt-tekst) bij afbeeldingen voor mensen met een beperkt zicht en ondertiteling bij video’s voor mensen die doof of slechthorend zijn. Zorg ook voor een gebruiksvriendelijke website voor mensen met visuele of motorische beperkingen. Dus schrijf niet “ben jij enthousiast na het zien van deze vacature?” Lees in deze blog meer over digitoegankelijkheid en hoe je dit toepast.
- Diversiteit in beeldmateriaal: kies voor beeldmateriaal dat de diversiteit van jouw doelgroep(en) weerspiegelt. Gebruik afbeeldingen en illustraties waarin mensen met uiteenlopende achtergronden en identiteiten vertegenwoordigd. Vraag iemand anders eventueel om hierbij mee te kijken, want iedereen heeft een ander referentiekader.
Intake en onboarding
Vertel tijdens de intake en onboarding over het belang van een inclusieve cultuur en werkhouding: “We vinden het belangrijk om een open organisatie te zijn waarin mensen zichzelf kunnen zijn. Daarvoor ontvangen we ook op elk moment graag input van onze medewerkers en dragen we dit in de gehele organisatie.” Vraag nieuwe medewerkers ook wat hun behoeftes zijn, bijvoorbeeld op het gebied van voorzieningen (zoals een gebedsruimte) of wat betreft hun aanspreekvorm. Maak het bespreekbaar, luister aandachtig en ga er ook echt mee aan de slag en leg uit hoe je er als organisatie aandacht aan besteed. Is er een vertrouwenspersoon? Kunnen medewerkers (anoniem en veilig) meldingen doen en suggesties inbrengen?
In dienst
Een inclusieve bedrijfscultuur leidt tot creatievere ideeën, betere besluitvorming en een sterker gemeenschapsgevoel. Organisaties met een inclusief personeelsbestand hebben meer kans om financieel beter te presteren dan organisaties die minder divers en inclusief zijn (blijkt uit onderzoek van McKinsey). Het is belangrijk dat medewerkers een inclusieve cultuur in de praktijk ervaren. Herhaal waarom inclusie en diversiteit omarmen zo belangrijk is, bied herhalend online trainingen aan over anti-discriminatie en inclusief handelen en bespreek deze ook bij trainingen of een teamoverleg. Vraag bijvoorbeeld wat voor nieuwe inzichten medewerkers hebben gekregen en of ze dit kunnen toepassen.
Bij Future Communication volgden we de masterclass “je mag ook niets meer zeggen” van Mounir Samuel en er wordt er door middel van een verplichte online training aandacht besteed aan onbewuste vooroordelen en minder opvallende vormen van discriminatie. Laat deze activiteiten en de aandacht hiervoor terugkomen in alle interne communicatie, zoals in berichten op het intranet. Geef medewerkers handvatten en creëer een open cultuur waarin collega’s elkaar mogen aanspreken en om hulp mogen vragen. Versterk het bewustzijn onder medewerkers door ook op inclusie in te haken op bijvoorbeeld de week van de diversiteit, pride month en door herhalend te communiceren over dit onderwerp.
Een nieuwe tijd vraagt om een nieuwe taal. Bouw een relatie op met diverse medewerkers en luister naar de behoeftes en zorgen. Je laat op die manier zien dat ieders stem telt. Maak inclusie een standaard onderdeel van tussentijdse gesprekken. Een inclusieve cultuur draag je samen. Zo gaan we bij Future Communication ook met elkaar brainstormen en discussiëren over dit onderwerp tijdens onze maandelijkse bedrijfsbijeenkomst. Het proces evalueren en aan de slag gaan met feedback is minstens zo belangrijk als de uitvoering.
Voorbeeld: stel een contentkalender samen waarbij je communicatie of events inplant waarbij diversiteit centraal staat. Denk hierbij aan de algemene themadagen of aandacht voor de Ramadan of het Hindoestaanse lichtjesfeest Divali. Hoe meer we ons interesseren in elkaar, hoe meer de acceptatie en het omarmen van verschillen groeit. Lees in deze blog specifiek over interculturele communicatie. Motiveer medewerkers met diverse eigenschappen om zich aan te melden voor de ondernemingsraad.
Offboarding
Ook bij exitgesprekken of afscheid van een collega kan je bewust inclusieve communicatie toepassen. Haal bij iedere vertrekkende medewerker feedback op en benoem daarin specifiek dit onderwerp. Bijvoorbeeld met vragen als: “heb je de organisatie als inclusief ervaren?” “Waarom wel/niet?” “Heb je je wel eens buitengesloten of benadeeld gevoeld?” “Heb je tips voor de organisatie om een inclusieve cultuur in stand te houden of te verbeteren?”. En zorg ervoor dat iedere vertrekkende medewerker een gelijkwaardig afscheid krijgt.
Tip: herhaal een exitgesprek 3 maanden na uitdiensttreding voor nog eerlijkere en open antwoorden.
Conclusie
Inclusieve communicatie is een krachtig hulpmiddel om de barrières te doorbreken en een grotere doelgroep aan te spreken. Het is meer dan alleen diversiteit; het gaat om het creëren van een omgeving waar iedereen meetelt, wordt gehoord en wordt gewaardeerd.
Pas inclusieve communicatie toe in je werk en in je organisatie, het is een cultuur die gezamenlijk wordt gedragen maar met de juiste communicatie gestimuleerd kan worden. Het is niet alleen ethisch gezien de juiste keuze, maar het zal ook leiden tot grotere innovatie en grotere impact.
Hulp nodig met inclusief communiceren?
Wil je meer weten over inclusief communiceren? Plan dan een vrijblijvend kennismakingsgesprek in.
