Checklist voor participatietrajecten: 9 geleerde lessen
Als senior Consultant in omgevingscommunicatie en participatie werkt collega Patricia voor verschillende opdrachtgevers zoals de provincie Overijssel en het Rijkvastgoedbedrijf. Daarnaast verdiept ze zich in trends en ontwikkelingen in het communicatievak en in deze blog deelt Patricia 9 geleerde lessen over participatie in communicatie.
Koffie drinken?30 april 2024
“Doe het goed of niet, schuif angst opzij en begin gewoon”. Zomaar wat lessen uit podcasts die ik in de afgelopen tijd luisterde over participatie. Als senior Consultant in omgevingscommunicatie en participatie werk ik aan diverse opdrachten, zoals voor de provincie Overijssel en het Rijksvastgoedbedrijf. Tussen de opdrachten door verdiep ik me in actuele trends en ontwikkelingen in ons mooie communicatievak. Iets waar ik tijdens een opdracht niet altijd aan toe kom. Ik luisterde een aantal podcasts en dat inspireerde mij om stil te staan bij mijn eigen lessen die ik in de loop der jaren heb geleerd. Maakt participatie deel uit van jouw communicatie-aanpak? Lees dan mee met 9 kneepjes die mij zijn bijgebleven.
#1 Maak de participatievraag concreet
Hoe concreter de participatievraag, hoe meer kans op resultaat. Baken je onderwerp dus af. Zo maak je het de bewoner (en participant), én jezelf zo eenvoudig mogelijk. Vaak zie je bijvoorbeeld op bewonersavonden dat mensen hun mening mogen geven over een breed onderwerp, bijvoorbeeld de inrichting van een natuurgebied. Dit kan veel input opleveren, maar niet iedereen heeft hier een beeld bij. Dan helpt het een concrete vraag of stelling voor te leggen, bijvoorbeeld ‘Wat vindt u geschikte locaties voor het plaatsen van bankjes?’
#2 Terugkoppeling, alstublieft
Geparticipeerd? Koppel daarna terug wat je hebt gedaan met de input. Mensen willen zich gehoord voelen. Dat kan in een persoonlijk gesprek, in een mailtje of op een website. Voor dit laatste raad ik METT aan om snel en eenvoudig een digitaal (participatie)platform te maken.
#3 Spreek dezelfde taal
Om een goed gesprek te kunnen voeren, is het belangrijk dat je elkaar begrijpt, maar ook dat je begrijpt welke communicatiestijl passend is. Wees duidelijk en maak je taalgebruik niet onnodig ingewikkeld. Communicatie moet toegankelijk zijn en te begrijpen voor iedere participant.
#4 Houd het gesprek open
Projectleiders en omgevingsmanagers opgelet: krijg je een vraag die niet over jouw project gaat, maar weet je wel bij welke afdeling en/of collega je moet zijn om die vraag te beantwoorden? Houd het gesprek dan open en neem contact op met die collega zodat uiteindelijk de bewoner een antwoord krijgt op zijn vraag. Ook al heeft het niet iets te maken met jouw project. Ontwikkel je omgevingssensitiviteit dus en draag bij aan een communicatieve organisatie.
#5 Plan de timing van het naar buiten brengen van beelden van een bouwontwerp
Hoe trots je ook bent op die fantastische visual, voor omwonenden kan onbedoeld het beeld ontstaan dat al is besloten hoe een gebouw eruit komt te zien en dat hun inbreng geen meerwaarde heeft. En dat is zonde. Plan daarom goed in wanneer je wel en wanneer je niet een bouwontwerp stuurt waar jij de bewoners bij wil betrekken.
#6 Ga voor quick wins en maak budget vrij
Stel, je organiseert een bewonersavond over de herinrichting van een straat en een aantal mensen geven aan dat de veiligheid in die straat al verbeterd is met één extra lantaarnpaal. Regel dit dan direct. Wacht niet totdat het project in uitvoering gaat, maar neem nu actie. Snelheid = succes. Zo straal je vertrouwen uit en laat je zien dat je de bewoners serieus neemt. Maak een klein potje vrij van 1000 euro en je maakt goede vrienden.
#7 Nodig omwonenden gericht uit
Het blijkt dat de betrokkenheid hoger is als iemand persoonlijk wordt gevraagd mee te denken, dan dat je jezelf moet opgeven. Ken je omgeving dus en probeer te achterhalen welke bewoners mee willen denken of eventueel een rol kunnen spelen in de persoonlijke communicatie in de buurt zelf.
#8 Geen grotere motivatie dan intrinsieke motivatie
Probeer zo veel mogelijk participatie vanuit de buurt zelf te stimuleren, maak hier budget en middelen voor vrij. Handige tools kun je bijvoorbeeld verzamelen, zoals wij eerder deden voor een opdracht voor de provincie Noord-Brabant.
#9 Denk na over een klankbordgroep
Vaak is een klankbordgroep met vertegenwoordigers uit de omgeving een middel binnen de participatie-aanpak. Dit lijkt in eerste instantie een handig middel om bewoners en belanghebbenden mee te laten praten over een opgave. Bedenk wel goed waarvoor die klankbordgroep dient en zet dan de juiste mensen bij elkaar. Zijn dit bijvoorbeeld allemaal communicatie mensen, inhoudelijke experts of juist een mix? Onderzoek de belangen en denkwijzen van participanten en weeg ook af of het handig is om korte en lange termijndenkers bij elkaar te zetten. Alles voor een evenwichtig gesprek.
Meer inspiratie?
Als communicatieprofessional vind ik het belangrijk om bij te blijven in het vak. Met een drukke agenda is het luisteren naar een podcast voor mij ideaal. En ze schieten als tulpenbollen uit de grond. Over alle onderwerpen kun je wel een aflevering vinden. Ik ontdekte het ‘Kennisknooppunt Participatie met de podcast ‘Participatiepraat’ en de ‘Participodcast’. En natuurlijk is mijn favoriet onze eigen podcast ‘Getting comfie with’.
Patricia Piay werkt nu 3,5 jaar bij Future Communication als senior Consultant omgevingscommunicatie. Ze werkte voor diverse opdrachtgevers, zoals de provincie Overijssel, Bouwcombinatie Sas van Vreeswijk en het Rijksvastgoedbedrijf. “Ik kreeg mooie opgaves waarin ik verbindend ben tussen het project en de omgeving. Ik krijg energie van samenwerken met bevlogen en enthousiaste collega’s, mijn creatieve ei kwijt kunnen en opgaves waarin meerdere stakeholders en belangen betrokken zijn.”, aldus Patricia.
