Toegankelijke HR-communicatie voor iedereen bij Alliander
Consultant Sophie Saes transformeerde voor Alliander verouderde en complexe teksten naar HR-communicatie op B1-niveau die écht aansluit bij de doelgroep. Lees hoe zij samen met HR-experts werkte aan actuele en toegankelijke content én adviseerde over een toekomstbestendige aanpak voor begrijpelijke HR-informatie.
Neem contact op!
Alliander bouwt ook aan interne verbinding
Alliander is verantwoordelijk is voor de distributie van elektriciteit en gas naar miljoenen huishoudens en bedrijven en werkt dagelijks aan een toekomstbestendig energienetwerk. Binnen een organisatie van ruim 10.000 medewerkers is betrouwbare en toegankelijke HR-informatie essentieel. Er is een grote diversiteit aan medewerkers, van monteurs in het veld tot omgevingsmanagers en technisch specialisten. Ook zijn er steeds meer Engelssprekende collega’s.
De communicatievraag
Alliander gaf ons een duidelijke opdracht: alle HR-teksten herschrijven naar actuele en begrijpelijke informatie. Van intranetteksten tot wervingsteksten voor nieuwe medewerkers, en van content over salaris en beloning tot brieven over verlof. Het doel? Medewerkers in elke fase van de employee journey voorzien van actuele, vindbare en toegankelijke HR-informatie.
De bestaande teksten waren verouderd, vaak onduidelijk en bevatten veel vaktermen, complexe zinnen en moeilijke woorden. Dit zorgde ervoor dat veel medewerkers de informatie niet goed begrepen. Onderdeel van de opdracht was daarom ook om de teksten op B1-niveau te herschrijven en waar nodig te (laten) vertalen naar het Engels. Tot slot was een advies over een toekomstbestendige aanpak voor blijvend begrijpelijke HR-communicatie onderdeel van de opdracht.
Teksten actualiseren en herschrijven naar B1-niveau
Sophie herschreef de teksten in nauwe samenwerking met HR-medewerkers en de processpecialist en/of beleidsadviseur binnen het thema. De experts zelf leverden de inhoud, waarna Sophie deze herschreef naar heldere en toegankelijke teksten.
Een belangrijk uitgangspunt was het wegnemen van eventuele twijfels rondom B1-schrijven. Sophie benadrukte dat het niet ging om het volledig herschrijven van teksten, maar om het begrijpelijk maken van bestaande inhoud, met aandacht voor de doelgroep en passende woordkeuze.
Geen ‘B1-bezem’
Sophie: “Ik zeg altijd tegen de interne opdrachtgever/collega dat ik niet zomaar de hele tekst met een ‘B1-bezem’ aanpak. Veel mensen zijn bang dat hun boodschap daardoor verloren gaat. Maar mijn focus ligt juist op de doelgroep: welke woorden passen erbij en welke stukken kunnen duidelijker? Op die delen richt ik me bij het herschrijven– waarbij dus de boodschap behouden blijft.”
Medewerkers zelf aan de slag met B1
Medewerkers zagen en ervaarden dat hun inhoud door Sophie niet is weggeveegd, maar juist begrijpelijker is geworden. Dat zorgde voor rust en vertrouwen in het proces en in het resultaat. Ze hebben nu ook beter inzicht in wat het B1-taalniveau inhoudt en leren steeds beter hoe ze dit zelf kunnen toepassen. Af en toe klopten ze nog even bij Sophie aan om te checken of ze het goed hebben gedaan.
Advies voor een toekomstbestendige aanpak
Samen met de HR-contentspecialist ontwikkelde Sophie een toegankelijke stijlgids waarmee in de toekomst HR-medewerkers zelfstandig hun communicatie kunnen omzetten naar begrijpelijke en toegankelijke B1-taal. De stijlgids beschrijft diverse onderwerpen vanuit de HR-praktijk en houdt rekening met de tone of voice en huisstijl-items van Alliander. Zo sluit de gids goed aan bij de organisatie.
Artificial Intelligence als slimme ondersteuning?
Ook verkende Sophie met Alliander hoe HR-communicatie in de toekomst nóg efficiënter kan worden ontwikkeld. Een veelbelovende mogelijkheid is het inzetten van AI, bijvoorbeeld via Copilot. Het droomscenario: een HR-professional schrijft de inhoudelijke tekst en laat Copilot deze automatisch herschrijven naar begrijpelijke taal, inclusief de juiste opbouw, koppen en tone of voice.
De inzet van AI betekent geen automatische eindoplossing, maar een slimme ondersteuning. HR-medewerkers blijven verantwoordelijk voor het beoordelen van de output. Zo blijft de kwaliteit gewaarborgd, terwijl Alliander steeds zelfstandiger wordt in het toegankelijk maken van HR-informatie. De eerste stappen naar deze werkwijze zijn in ieder geval en zullen de komende tijd verder worden ontwikkeld.
Resultaten
Sophie haar inspanningen hebben een aantal mooie resultaten opgeleverd:
- Vernieuwde en geïmplementeerde content voor het sollicitatieproces. De resultaten van de vragenlijst van de onboardingsmiddag bevestigen dat de duidelijkere communicatie leidt tot grotere tevredenheid bij sollicitanten.
- Duidelijkere communicatie, wat resulteert in minder vragen bij de HR-adviesdesk.
- Meer overzicht in de HR-dienstverlening die wordt aangeboden aan medewerkers.
- Hogere medewerkerstevredenheid door duidelijke informatie rondom HR.
- Verhoogde kennis over, en betrokkenheid bij B1-schrijven.
Looptijd opdracht
juni 2024 – oktober 2025
Wat de klant vindt
“Wat ik in de samenwerking met Sophie waardeer, is haar persoonlijke en rustige benadering en vermogen om te luisteren en door te vragen. Ze neemt de tijd om collega’s te begrijpen en stemt haar werk daar zorgvuldig op af. De manier waarop ze complexe HR-informatie toegankelijk maakt, is niet alleen professioneel, maar ook betrokken. Dankzij haar aanpak voelen collega’s zich gehoord én geholpen. De resultaten zijn helder, bruikbaar en sluiten aan bij wie we als organisatie zijn.” – Susan van der Weide (Communicatie HR bij Alliander)
Hoe brengen we jouw organisatie verder?
De toekomstbestendige aanpak van Sophie biedt Alliander HR-communicatie die aansluit bij de doelgroep. Ben jij ook klaar om jouw communicatie naar een hoger niveau te tillen? Ontdek wat Future Communication voor jou kan betekenen.
