Nieuwe regelingen geven Fontys-medewerkers volop keuzevrijheid
De coronacrisis bracht veel veranderingen teweeg, zo ook voor hogeschool Fontys. Fontys is een hogeschool met 35 behoorlijk autonome businessunits en ca 5500 medewerkers. Onze communicatieconsultant Inge de Kruijf werd ingeschakeld voor de interne communicatie bij de introductie van de nieuwe thuiswerk- en reiskostenregelingen van Fontys. Lees snel verder!
Verandervraag
Het is maart 2020 en iedereen zit door de coronacrisis ineens thuis, zo ook de medewerkers van hogeschool Fontys. Online lesgeven en samenwerken werden dagelijkse kost, waar dat voorheen voornamelijk op locatie gebeurde. Fontys ontwikkelde voor haar medewerkers in sneltreinvaart een toekomstbestendige en flexibele thuiswerkregeling zodat mensen gezond en volgens de laatste Arborichtlijnen konden blijven werken. De reiskostenregeling kon hierbij niet achterblijven, omdat de verwachting was dat ook ná corona medewerkers op structurele basis vaker thuis zouden gaan werken. Inge ging aan de slag met de interne communicatie rondom alle veranderingen.
Inge vertelt:
“Duurzaamheid, flexibiliteit, en wendbaarheid stonden centraal bij de ontwikkeling van de nieuwe regelingen. Hoe richt je het thuiswerken nu, maar ook op de lange termijn in? En als je naar kantoor gaat, kies je dan voor de auto, openbaar vervoer of pak je bewust de fiets? Kortom: een andere manier van denken, werken, reizen en (duurzame) keuzes maken. Daar hebben we de medewerkers van Fontys stapsgewijs in meegenomen. Je kunt er namelijk niet vanuit gaan dat de medewerker gelijk aan de slag gaat met zijn thuiswerkplek, of de auto laat staan en de fiets pakt”.
Grip geven op verandering
Er was veel haast bij geboden om over de thuiswerkregeling te communiceren. “Toch heb ik eerst een stap terug gedaan en de rust genomen om het vraagstuk goed in kaart te brengen. Dit is voor mij een belangrijke stap geweest zodat ik een communicatieaanpak kon ontwikkelen die aansluit bij datgene waar de organisatie op dat moment behoefte aan heeft”, vertelt Inge. In de aanpak hield ze rekening met een fasering in de communicatie. De eerste fase was gericht op het informeren van MT-leden, leidinggevenden en managementassistenten. Toen zij de ins & outs kenden van de nieuwe regelingen, volgden medewerkers. Waarom? “Omdat we hiermee al heel veel vragen uit de organisatie af konden vangen. Managers konden deze vragen namelijk ook beantwoorden.” De communicatie rondom de reiskostenregeling, die iets later volgde pakte Inge op dezelfde wijze aan. “Ik merkte dat medewerkers vooral praktische vragen hadden. Ik heb grip gegeven op alle veranderingen door passende communicatiemiddelen te ontwikkelen zoals een infographic, een communicatietoolkit met standaardberichten voor de diensten en instituten binnen Fontys, een instructiekaart voor MT-leden en managers, een FAQ, verschillende nieuwsbrieven en een online pagina op de P&O-portal.”
Jij kiest bij Fontys
De volgende fase in de communicatieaanpak: medewerkers activeren en gedragsverandering stimuleren. Inge werkte mee aan de ‘jij kiest’-campagne die Fontys in september 2021 lanceerde. Met deze campagne activeert de hogeschool haar medewerkers om duurzame keuzes te maken. Inge: “Uiteindelijk wil je het niveau van informeren overstijgen en mensen écht in beweging brengen. Met de campagne, die nu (najaar 2021) een vervolg krijgt, hopen we dat medewerkers vaker de fiets pakken in plaats van de auto. Of voor het openbaar vervoer kiezen. Om dit extra te stimuleren hebben alle medewerkers in de zomervakantie een OV-kaart gekregen. Bij deze kaart zat een flyer met aanvullende informatie. Met de campagne bereiken we ook studenten (als secundaire doelgroep) en maken we hen via de docent bewust van duurzame(re) keuzes die zij kunnen maken. Een win-win situatie!”
Wat werd er anders?
“Medewerkers zien beide regelingen als compleet pakket waarin rekening is gehouden met individuele behoeften. Ze willen en kunnen nu vaker thuiswerken, blijkt uit alle aanvragen voor de inrichting van thuiswerkplekken. Over de effecten van de reiskostenregeling kunnen we begin 2022 meer zeggen, maar ik ben trots op wat we tot nu toe bereikt hebben”, aldus Inge.
En over ‘anders’ gesproken: de ‘jij kiest’ campagne vormt inmiddels een belangrijk uitgangspunt voor de communicatie over andere regelingen, bijvoorbeeld voor persoonlijke en professionele ontwikkeling. Via ‘jij kiest’ stimuleert Fontys haar medewerkers ook om na te denken over hun persoonlijke ontwikkeling en keuzes die zij hierin kunnen maken.
Wat de klant vindt
“Inge is op een sneltrein gestapt die al op volle snelheid op weg was naar haar eindbestemming. Door toch even op de rem te trappen en een bepaalde gelaagdheid in de communicatie aan te brengen, hebben we de impact kunnen maken waar we op hadden gehoopt. De reacties zijn erg positief. Dit zien wij als MT van de dienst P&O nu ook. Inge heeft ons bij de hand genomen door op de juiste momenten de goede keuzes te maken. Het resultaat is super te noemen en voor ons een (hernieuwde) eyeopener voor de kracht van communicatie. Communicatie is voor ons bij deze implementatie van onschatbare waarde geweest en we kijken uit naar de activatiecampagne die dit najaar wordt uitgerold.”
Harry Berkvens
manager expertise & servicecentrum bij Fontys
Meer weten?
Wil je meer weten over dit project of weten wat wij voor jou of jouw project kunnen betekenen. Neem contact met ons op.
