Linda de Kanter van Future Communication.
Linda de Kanter

Interne com­muni­catie nieuwe huis­vesting facul­teit Dier­genees­kunde

De faculteit Diergeneeskunde van de Universiteit Utrecht bouwt aan toekomstbestendige huisvesting. Wij werden ingeschakeld om de organisatie mee te nemen in de veranderingen die dit met zich meebrengt. Lees snel verder!

Meer weten?

De faculteit Diergeneeskunde van de Universiteit Utrecht bouwt aan toekomstbestendige huisvesting. Er komt een nieuw en duurzaam faculteitsgebouw voor onderwijs, onderzoek en staf en een nieuwe onderzoeks- en onderwijsfaciliteit voor landbouwhuisdieren bij boerderij De Tolakker. Daarnaast wordt de kantooromgeving in enkele bestaande gebouwen verduurzaamd en aangepast voor Activiteit Gerelateerd Werken (AGW). Van gebouwen die niet meer aan ‘de eisen van de tijd’ voldoen, neemt de faculteit afscheid. Senior communicatieconsultant Linda de Kanter werd ingeschakeld om de organisatie mee te nemen in de veranderingen die dit met zich meebrengt.

Verandervraag

Het realiseren van de nieuwe huisvesting is een complexe, meerjarige operatie. Om ervoor te zorgen dat onderzoek, onderwijs en diergezondheidszorg in de tussentijd onverminderd door kunnen gaan, vinden er veel ‘schuifbewegingen’ plaats. Naast een nieuwe kantooromgeving betekent de introductie van AGW een nieuwe manier van (samen)werken. Medewerkers gaan flexibel gebruikmaken van werkplekken en ruimtes afhankelijk van de aard en inhoud van hun activiteiten. Dit combineren ze met thuis of elders werken. Linda ging aan de slag met de interne communicatie rondom alle veranderingen.

 

Grip op verandering

Het huisvestingsprogramma was al gestart, dus bij aanvang van de opdracht was er meteen werk aan de winkel. “Ik ben begonnen met de basis op orde brengen. Zowel voor de nieuwe huisvesting als voor AGW heb ik een informatiepagina ingericht, waar alle relevante informatie en documentatie verzameld wordt. Om medewerkers mee te nemen in de aanleiding, de aanpak en het proces van de verandering en hun rol daarin heb ik voor beide veranderingen een veranderverhaal en beeldverhaal ontwikkeld.”

Daarna was het tijd om vanuit een doordachte communicatiestrategie verder te werken. “Omdat er twee wezenlijk verschillende veranderingen spelen, heb ik twee communicatiestrategieën opgesteld. Eén voor de ‘Nieuwe huisvesting Diergeneeskunde’ om medewerkers te betrekken bij en mee te nemen in de veranderingen rondom nieuwbouw, verbouwing en verhuizing. En één voor ‘Activiteit Gerelateerd Werken’ om medewerkers voor te bereiden op en te faciliteren in de nieuwe manier van werken.”

Linda de Kanter van Future Communication.

Linda vertelt

“De nieuwe huisvesting is een meerjarige operatie. In de voorbereidende fase merken medewerkers er nog niet veel van. Om de nieuwe huisvesting toch ‘levend te houden’ en medewerkers mee te nemen op de weg die wordt afgelegd, heb ik gekozen voor storytelling. Daarnaast heb ik het programmateam gefaciliteerd in de stakeholdercommunicatie. Onder andere door medewerkersbijeenkomsten te organiseren en een format voor een managementupdate te ontwikkelen.

Ook voor AGW heb ik storytelling ingezet, om zowel medewerkers als leidinggevenden vanuit hun eigen perspectief over de nieuwe manier van werken te laten vertellen. Ter ondersteuning van de voorbereidende fase heb ik ook veel praktische middelen ontwikkeld. Denk aan opruiminstructies, een overzicht van de werkplekken en ruimtes en de activiteiten waarvoor medewerkers deze kunnen gebruiken en scenario’s hoe een AGW-werkdag eruit kan zien.”

Wat werd er anders?

“Er wordt doorlopend over de nieuwe huisvesting en AGW gecommuniceerd binnen de organisatie. De ene keer via een nieuwsbericht of blog op intranet en in de facultaire nieuwsbrief. De andere keer persoonlijk door het programmateam tijdens een bijeenkomst of overleg. Ook als er even niets nieuws te vertellen is, brengt het programmateam stakeholders daarvan op de hoogte. Zo wordt er telkens ruimte gecreëerd om vragen te stellen en blijft iedereen geïnformeerd en betrokken. Hierdoor zijn de veranderingen meer gaan leven binnen de organisatie. Het programmateam is zichtbaarder geworden en staat meer in contact met haar stakeholders. Zo bereiken ‘signalen’ binnen de organisatie het programmateam sneller, zodat ze daar sneller op kan inspelen.”

Wat de klant vindt

“Linda startte als tijdelijke vervanging voor 6 weken in de zomerperiode. Het feit dat ze ruim een jaar is gebleven, zegt veel over hoe content we zijn met haar inzet. Ze heeft zich van begin af aan ingevreten in de – zowel inhoudelijk als politiek – complexe materie en zag snel wat er nodig was. Ze stelde orde op zaken en bracht de structuur en het overzicht aan waar we zo’n behoefte aan hadden. Ze heeft niet alleen gedegen en toekomstbestendige plannen gemaakt, maar deze ook tot in detail uitgevoerd. Ze verzet enorm veel werk in korte tijd. Ze schroomt niet om mensen aan afspraken te houden en doet dat op een toegankelijke manier.”

Wieneke Driessen Hoofd Marketing, Communicatie en Multimedia bij Diergeneeskunde

Meer weten?

Wil je meer weten over deze opdracht? Of ben je benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem contact met ons op.

Linda de Kanter van Future Communication.
Linda de Kanter 0628919600
(Vereist)