Een communicatiesprint met resultaat: de casus Beethoven Zuid-Holland

Alle tijd en aandacht

Naomi en ik startten met een kort bureauonderzoek. We lazen alle informatie die er tot nu toe beschikbaar is over programma Beethoven: een aantal persberichten, wat LinkedIn-posts van stakeholders, het regioplan waar alle stakeholders mee akkoord zijn gegaan en waarin de aanpak van het programma toegelicht wordt, inclusief een aantal gespreksnotities met betrokken communicatieadviseurs. Voldoende om een beeld te krijgen van de opgave: er moeten extra arbeidskrachten worden opgeleid voor de almaar groeiende microchip industrie, ook wel: semicon-industrie. Bij ons popten er allerlei vragen op: Waar komt de naam Beethoven vandaan? Wie zijn hier allemaal bij betrokken? Hoe werkt de financiering? Welke partij heeft welk mandaat?

Deze vragen noteerden wij voor onze eerste ‘communicatieheidag’ bij de Haagse Hogeschool in Delft. Joost heeft al zijn tijd voor ons vrijgemaakt, een rustige ruimte geregeld, en — niet geheel onbelangrijk — lekkere chocolaatjes meegenomen. Tussentijdse binnenkomende telefoontjes worden discreet weg gedrukt om de volledige focus te houden op al onze vragen. We hebben deze dag goed voorbereid. Aan de hand van de verandervragen van Kilian Bennebroek Gravenhorst ontleden wij de opgave die voor ons ligt. Deze verandervragen helpen om gestructureerd te achterhalen WAT, WAARTOE, HOE en WIE je wilt veranderen. Alle antwoorden samen vormen de basis van het communicatieplan, het veranderverhaal en de kernboodschappen.

Structureren en plannen

Na afloop van de eerste heidag stelden we de eerste versie van het strategisch communicatieplan op. Op basis van het Communicatiehandboek van Wil Michels structureerden we alle informatie die we hadden. Daarnaast zochten we de juiste mensen om ons heen. Twee collega’s van Future Communication werden gebriefd voor het ontwerpen van een logo en een styleguide. Een zzp’er, waar we bekend mee waren, schakelden we in om een start te maken met de opzet van een website: het platform waar alles samenkomt. We gaven een duidelijke, strakke planning mee en herinnerden hen meermaals aan de naderende deadlines.

Na een stakeholderanalyse bleken er 108 partijen betrokken te zijn bij dit programma. Allerlei partijen uit de triple helix — onderwijs, industrie en overheid — moeten óf kunnen een belangrijke rol spelen in dit programma. We vroegen Joost welke partijen écht mee moesten denken in de opzet van de communicatie. Dit bleken 15 partijen te zijn. We planden halverwege onze opdracht een online meeting met deze partijen in om hen de concepten van onze producten te laten zien.

Laatste puntjes op de i

De deadline naderde. Joost was volop in de voorbereiding voor het grote event waar programma Beethoven groots zou worden gepresenteerd. Op het laatste moment bleken er nog veel kleine dingen te moeten gebeuren: de content op de website zetten kostte meer tijd dan gedacht; de styleguide is nog een flink aantal keren heen en weer gegaan om écht het beste eruit te halen. Het communicatieplan moest in het juiste template gezet worden, wat niet helemaal vlekkeloos liep. Maar op 27 maart was alles gereed. We waren aanwezig op het event waar Beethoven Zuid-Holland in de spotlight kwam te staan. We zagen hoe mooi het logo tot zijn recht komt op een groot scherm op het hoofdpodium en de banners stonden mooi op het paviljoen. De op die dag gelanceerde LinkedIn-pagina had in twee dagen 200 volgers. Missie geslaagd!

Succesfactoren

Dit resultaat kunnen we niet garanderen voor elke opgave. Een aantal randvoorwaarden is essentieel:

• Goed opdrachtgeverschap: Joost maakte de eerste drie weken elke dinsdag vrij om ons verder te helpen. We bereidden deze dagen goed voor: wat hadden we nodig van de opdrachtgever, welke stappen wilden we zetten? Hij had het lef en de moed om besluiten te nemen en de voortgang te bewaken.
• Juiste mensen in het team: Naomi en ik hadden nog niet eerder samengewerkt, maar bleken een gouden duo. Waar ik snel veel inhoud weet te vergaren, kan zij dit goed structureren. Waar ik alle afstemming deed met de betrokken partijen en de deadlines in de gaten hield, had zij de rust om content te maken. Daarnaast hadden de vormgevers snel de juiste snaar geraakt en konden zij door met het ontwikkelen van het beeldmerk. En de webdesigner stelde zich ontzettend flexibel op, dacht continu in mogelijkheden en reageerde snel.
• Betrokken stakeholders: De 15 partijen die meekeken naar de conceptproducten en ons hielpen met het opstellen van de beeldbank waren intrinsiek gemotiveerd om iets moois van Beethoven te maken. In het voortraject hadden zij e.e.a. al uitgedacht, wat wij één op één konden gebruiken in onze producten. Zij zagen de meerwaarde van het programma voor henzelf, waardoor ze ook mee wilden werken om tijdig materialen aan te leveren en inhoudelijk goede feedback te geven.
• Samenwerken op locatie: We werkten één dag per week samen op kantoor bij een van de partners. Zo kregen we snel gevoel bij het programma en de betrokken stakeholders. Ook konden we die dagen snel schakelen en duidelijke afspraken maken voor de rest van de week.
• Planning nakomen: Na elk overleg stuurden we de afspraken na per mail. Hierin stond expliciet wie wat wanneer moest hebben gedaan. Regelmatig stuurden we herinneringen. En iedereen kwam deze afspraken ook daadwerkelijk na.

In acht weken komen tot de gehele basis van de communicatie van een programma: een hele uitdaging. Door in zo’n snelkookpan te werken, zit er veel energie bij alle betrokkenen. Je gaat samen voor een mooi resultaat. En het resultaat zien samenkomen op een groot event, is natuurlijk de kers op de taart!