Crisissituatie binnen ministerie van VWS, op afstand geslaagd
In een crisisperiode de interne communicatie op orde houden is een flinke kluif. Onze contentconsultant Matthieu Bos en inmiddels oud-collega’s René van der Kroon en Timo Meester sprongen bij om vws#Net, het social intranet van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS), up-to-date te houden.
Vraag
Matthieu, René en Timo waren als onderdeel van de redactie van vws#Net verantwoordelijk voor het plaatsen, maken en optimaliseren van content. Het doel van het platform is om de medewerkers met elkaar te verbinden. Het noodgedwongen thuiswerken vergrootte de noodzaak van een verbindende factor binnen het ministerie. De consultants pakten redactionele verzoeken op, maar dachten ook actief mee over de contentplaatsing. Vanuit huis werkten zij tijdens vaste diensten nauw samen met de redactie van vws#Net. De redactie van VWS legde destijds de laatste handjes aan een nieuw intranet. Daarbij adviseerde Future Communication over onder andere webtoegankelijkheid.
Aanpak
De consultants draaiden binnen no-time vanuit huis mee op de intranetredactie. Ze beheerden ieder een afgesproken dag de mailbox om zo snel en flexibel te reageren op alle binnenkomende verzoeken. Elke dag plaatsten zij nieuwe content op de liveblog en deelden zij diverse rubrieken over thuiswerkende VWS’ers. Ook klommen zij in de pen, interviewden zij VWS’ers en schreven ‘de mannen van Future’ – zoals zij door de opdrachtgever werden genoemd – zelf intranetberichten.
Het social intranet werd door veel VWS’ers gebruikt tijdens de coronacrisis. “Kletsen in de koffiehoek kon niet meer, dus ‘het onlineberichtje‘ werd de nieuwe manier van doen”, verklaart Timo. Ook optimaliseerden de drie waarmakers het nieuwe intranet. Hiervoor testten zij het prototype veelvoudig, zorgden zij voor een contentmigratie en gaven zij adviezen voor meer interactie op het intranet.
Resultaat
Matthieu, René en Timo waren in totaal een klein jaar werkzaam binnen de redactie van VWS. Door de continuïteit van het intranet en de dagelijkse nieuwe content zijn er mooie resultaten behaald: “vws#Net was de plek waar thuiswerkers op terugvielen. En dat was terug te zien aan de hoge kijkcijfers”, licht Timo toe. Ook bleek uit alle online reacties veel waardering voor het actieve intranet in de thuiswerkperiode. In deze crisissituatie werkten de consultants flexibel en veel ad hoc. Future Communication is gewend deze mate van flexibiliteit te leveren, waardoor we ook tijdens een volksgezondheidscrisis ‘het ministerie waar het momenteel allemaal gebeurt‘ (aldus de opdrachtgever) tevreden houden.
Wat de klant vindt
“We hebben dankbaar gebruik gemaakt van de kennis en professionaliteit van ‘de mannen van Future’. Niet alleen voor de routineklussen, die voor een gezondheidsministerie in pandemie-tijd legio zijn! Maar ook voor positief kritische feedback, suggesties en de bereidheid om ook buiten kantoortijden de handen uit de mouwen te steken.”
Meer weten?
Wil je meer weten over dit project of weten wat wij voor jou of jouw project kunnen betekenen. Neem contact met ons op.
