Communicatieadvies voor de transitie naar een nieuwe pensioenregeling

Vraag van de klant

PFZW wil alle deelnemers, gepensioneerden en werkgevers meenemen in die verandering en zo bijdragen aan het vertrouwen van deze doelgroepen in de overgang en in de nieuwe pensioenregeling. Future Communication werd gevraagd hiervoor een communicatiestrategie te ontwikkelen. Een uitdagende opdracht omdat het om een grote verandering gaat waarvan de concrete uitkomsten vooraf nog niet bekend zijn. Laura: “Het is logisch dat iedereen vooral wil weten wat precies de eigen pensioenbedragen na de transitie zijn, maar juist die méést prangende vraag is pas in oktober 2025 te beantwoorden met een prognose. De echt definitieve bedragen zijn begin 2026 bekend. Tot die tijd ligt er de uitdaging om iedereen zo goed mogelijk mee te nemen in de verandering en vertrouwen en een gerust gevoel te geven.”

Aanpak

Laura: “Veranderopgaves zijn altijd complex, omdat de mens van nature niet van verandering houdt en een bepaalde weerstand vertoont. Een extra uitdaging in deze opdracht is dat veel mensen weinig betrokken zijn bij hun pensioen. Daardoor zijn het kennisniveau en de betrokkenheid relatief laag. Daarom is in de strategie van PFZW heel bewust gezegd dat we in onze communicatie niet gaan vergelijken met de huidige pensioenregeling. We gaan daarom volledig uit van de nieuwe situatie. We nemen deelnemers vooral mee in het proces naar het nieuwe pensioenstelsel en zetten ze aan tot actie, omdat uit onderzoek blijkt dat dat het meest bijdraagt aan het gewenste geruste gevoel.”

Van communicatiestrategie tot halfjaarplan

Laura’s opdracht begon in oktober 2022 met het ontwikkelen van een communicatiestrategie voor de gehele transitieperiode tot 2027 en de vertaling daarvan in een eerste communicatiehalfjaarplan. Daarna werd de opdracht steeds weer verlengd en maakte ze ook de andere halfjaarplannen tot en met 2024. “Alles wat PFZW nu in de praktijk op het gebied van generieke communicatie over het nieuwe pensioenstelsel doet, komt voort uit de plannen en strategie die ik samen met PGGM-collega’s daarvoor hebt gemaakt.”

Gedragswetenschappen

Voor de communicatieaanpak gebruikt Laura inzichten uit de gedragswetenschappen, die ook gebruikt zijn voor andere strategieën die bij PGGM zijn ontwikkeld. Uit onderzoek blijkt namelijk dat mensen eerder een gerust gevoel krijgen over hun pensioen als ze er zelf meer grip en zicht op hebben. “Alleen maar vertellen ‘het komt allemaal wel goed’, werkt niet”, legt Laura uit. “Daarom proberen we de mensen vooral meer handelingsperspectief te bieden. We faciliteren dat deelnemers en werkgevers de dialoog aan kunnen gaan met bestuurders, nemen misvattingen weg en zetten hen uiteindelijk op relevante momenten aan tot actie, in plaats van alleen maar te zenden en te vertellen. Bijvoorbeeld dat ze een keer inloggen in de eigen Mijn-omgeving, om te kijken hoe ze ervoor staan wat betreft hun pensioen. Maar een actie kan ook zijn dat deelnemers zich aanmelden voor een webinar of bijeenkomst.”

Magazines op maat

Ook is concrete en begrijpelijke communicatie belangrijk. Een goed voorbeeld daarvan is de vertaling van een vrij technisch document naar online magazines per doelgroep. De nieuwe pensioenwet is bepaald in Den Haag. Vakbonden en werkgeversorganisaties waren aan zet om afspraken per sector te maken. Dus ook voor zorg en welzijn. Zij hebben op hun beurt weer hun achterbannen geraadpleegd, of zij het eens waren met het uiteindelijke transitieplan. Dit transitieplan is een 80 pagina’s lang formeel en complex document over hoe de nieuwe pensioenregeling eruit moet komen te zien. Laura vatte dit document samen in begrijpelijke taal voor op maat gemaakte digitale magazines voor 4 verschillende doelgroepen (klikbare links):

• Iedereen die pensioen opbouwt bij PFZW
• Iedereen die pensioen of een uitkering ontvangt van PFZW
• Iedereen die heeft gewerkt in zorg en welzijn
• Iedereen die (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt is

Laura: “Die segmentatie is nodig, want voor iemand wie nog in de sector werkt betekent de overgang naar de nieuwe pensioenregeling iets heel anders dan voor iemand die al gepensioneerd is. Daarom hebben we alleen de afspraken die per doelgroep relevant zijn in de verschillende magazines verwerkt.”

Resultaat

“PGGM meet elk kwartaal of deelnemers weten dat er iets gaat veranderen, of ze daarover hebben gehoord en, heel belangrijk, of ze er vertrouwen in hebben”, zegt Laura. “We zien op al die punten significante stijgingen. Dat is waar we uiteindelijk ook naar streven: vertrouwen. Dat mensen zonder dat we hen al precies kunnen vertellen wat er allemaal verandert, er toch vertrouwen in hebben dat PFZW dat op een goede manier doet. Het is heel mooi om te zien dat wat ik zelf en samen met collega’s bij PGGM heb bedacht, nu ook echt in de praktijk wordt gebracht en effect heeft.”

Vervolg opdracht

Momenteel is Laura bezig met de afronding van haar opdracht. Ze stelt nog een laatste halfjaarplan op en werkt mee aan de implementatie van de eerdere planning, bijvoorbeeld ondersteuning bij het organiseren van webinars of het organiseren van bijeenkomsten en de ontwikkeling van video’s. Daarnaast moeten alle pensioenfondsen ook een wettelijk verplicht communicatieplan maken. Dat moet worden ingediend bij de toezichthouder Autoriteit Financiële Markten. “Ook dát plan ben ik nu aan het afronden.”