Communicatie voor strategische verandertrajecten: frisse blik biedt nieuwe inzichten
‘Iedereen sterker aan het werk’, dat is de missie van het bedrijfsgezondheidsnetwerk Zorg van de Zaak. Future Communication organiseerde de communicatie voor diverse strategische projecten binnen Zorg van de Zaak, bracht de samenhang tussen alle strategische (deel)projecten in kaart én structureerde de communicatie(werkzaamheden).
Meer weten?
Zorg van de Zaak gelooft in de kracht van fitte en vitale medewerkers. Gezond zijn draait om meer dan aan- of afwezigheid van ziekte. Het gaat ook om het vermogen om met sociale, fysieke of emotionele uitdagingen om te gaan. Daarom zet Zorg van de Zaak zich in voor alle medewerkers bij haar klanten met de missie ‘Iedereen sterker aan het werk’. Om deze missie te kunnen bereiken, is een meerjarenplan opgezet met diverse strategische doelen, sleutels tot succes en uitdagingen. Consultant Juliette Smits (voorheen werkzaam bij Future Communication) werd ingeschakeld om de communicatie voor zeven strategische projecten te organiseren. Met als doel de medewerkers van de verschillende bedrijven in het netwerk goed mee te nemen in de veranderingen rondom deze projecten.
“De eerste stap bij een nieuwe opdracht begint altijd met analyse en uitzoekwerk. Wat speelt er in de organisatie, hoe lopen de hazen en hoe is alles met elkaar verbonden? Zeker omdat ik de communicatie voor diverse strategische projecten onder mijn hoede had, wilde ik goed begrijpen hoe deze projecten onderling samenhangen en welk effect ze op de organisatie en de medewerkers hebben. Maar ook hoe de resultaten van deze projecten uiteindelijk bijdragen aan de centrale missie van Zorg van de Zaak. Al snel merkte ik dat meer mensen in de organisatie mijn behoefte deelden: inzicht door overzicht. Daar moesten we eerst aan werken.”
Frisse blik op de organisatie
De focus in deze opdracht lag niet alleen op het hands on bieden van extra communicatiekracht, zoals bij het opstellen van verschillende communicatieplannen en het creëren van content. Juliette zag ook de kans om voor alle medewerkers het gemeenschappelijke doel van alle strategische projecten en hun onderlinge samenhang overzichtelijk in kaart te brengen. De timing hiervan was precies goed. Door de lancering van een nieuw intranet was er ruimte om het projectenoverzicht en de individuele projecten direct een mooie projectpagina én eigen spotlight te geven. Ook maakte ze samen met de vormgever van Zorg van de Zaak een visual waar alle projecten in een oogopslag waren gerangschikt. Zo hielpen we de medewerkers door de bomen weer het bos zien. Tot slot bood Juliette direct een aantal praktische tools voor het communicatieteam om hun werkzaamheden verder te structureren. Dit leverde onder andere een format voor een communicatieplan op, een briefingstemplate voor het maken van content en een integrale contentkalender.
Juliette: “Los van het goed uitvoeren van de opdracht waarvoor je bent ingezet, vind ik dat je als consultant altijd de oren en ogen moet openhouden voor kansen waar je extra waarde kan toevoegen. Je kijkt ‘als externe’ namelijk met een frisse blik naar de organisatie en processen.”
Zo zorg je voor een frisse blik op communicatie
De waan van de dag, spoedklussen en routine. Op een gegeven moment beweegt iedereen mee in het ritme van een organisatie. Drie tips om jou en je communicatiecollega’s scherp te houden en met een frisse blik naar communicatie te kijken:
- Organisatie van de communicatie
Praat en evalueer regelmatig over hoe communicatie is georganiseerd. Welke rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn er? Waarvoor willen we aan de lat staan, hoe vul je die rol en positie in? Maak het expliciet en gebruik het als toetssteen voor alle communicatieactiviteiten. - Accountability in communicatie
Meten is weten. Het blijft bij communicatie vaak een pijnpunt en het is ook ingewikkeld. Maar hoe beter je expliciet maakt waar je met communicatie aan wel of niet aan bijdraagt, hoe beter je de meerwaarde en resultaten van communicatie kunt aantonen. - Nieuwe inzichten
Huur eens een externe adviseur in zodat je meer tijd en capaciteit hebt om stil te staan bij waar je mee bezig bent. Laat je verrassen door observaties en kansen die je misschien zelf niet zag of lager op de prioriteitenlijst hebt staan.
Succes
Juliette: “Ik kijk terug op een mooie opdracht voor een organisatie vol open en betrokken mensen met hart voor de z/Zaak. Het blijft gaaf om tijdelijk een organisatie mogen te versterken, als partner naast je opdrachtgever te staan om zo samen te werken aan een mooi eindresultaat: meerwaarde leveren. Zowel binnen als buiten de scope van je opdracht.”
Looptijd opdracht: februari 2024 tot en met juli 2024
Wat de klant vindt
“In eerste instantie hadden we met name extra capaciteit nodig voor het schrijven van content voor de verschillende projecten. Maar die opdracht hebben we mede dankzij Juliettes inbreng verbreed. De meerwaarde van Juliette zat in haar blik en werkwijze op het totaalplaatje. Ze was niet bang om knelpunten te benoemen. We kregen een aantal instrumenten, zoals formats en kalenders, om direct te gebruiken. Dat heeft ons team interne communicatie een enorme boost gegeven. En als afsluiter heeft ze een helder advies en presentatie gegeven over hoe we als team communicatie kansen en mogelijkheden kunnen creëren om veel meer strategisch van toegevoegde waarde te kunnen zijn. Dit advies gaan we zeker gebruiken als de voedingsbodem voor ons nieuwe jaarplan.”
Meer weten?
Wil je meer weten over dit project? Of ben je benieuwd wat wij voor jou of jouw project kunnen betekenen? Neem contact met ons op.