« Naar het blogoverzicht

Maak de reis samen! 7 tips voor interne verhuiscommunicatie

Interne communicatie is essentieel voor de motivatie en betrokkenheid van medewerkers. Het vraagt om een consequente aanpak, de juiste toon en een zorgvuldige uitvoering. Zeker bij een grote verandering zoals een herhuisvesting van jouw organisatie.

De afgelopen maanden ben ik betrokken geweest bij de interne communicatie van een organisatieverhuizing, een impactvol traject waar ik graag mijn tips over deel om de reis zo aangenaam mogelijk te maken.

1. Verhuizen = Draagvlak creëren

De eerste, en misschien wel de belangrijkste stap, is het verkrijgen van draagvlak voor de noodzaak van de verhuizing. Redenen voor herhuisvesting zijn verschillend voor iedere organisatie, maar de tijd nemen om de medewerkers het belang ervan in te laten zien is altijd nodig. Is de verhuizing onontkoombaar? Past de nieuwe locatie beter bij wat de organisatie wil uitstralen? Of is de huidige locatie simpelweg te klein? Alles is mogelijk! Betrek je medewerkers in het ‘waarom’, zodat zij de keuze(s) begrijpen en deze gedachte met elkaar delen.

2. Niet óf maar wát

Een effectieve methode om alle medewerkers te betrekken bij de verhuisplannen is niet vragen óf zij mee willen verhuizen, maar wát zij nodig hebben om mee te gaan. Door middel van een anonieme enquête laat je als organisatie zien dat je het belangrijk vindt dat alle medewerkers meegaan. Bovendien zal je merken dat veel medewerkers die zich in eerste instantie tegen het idee verzetten, nu wel de tijd nemen om bij henzelf na te gaan wat zij nodig hebben om mee te gaan. Vervolgens is het van belang dat de gevraagde randvoorwaarden onder de loep worden genomen om te kijken wat mogelijk is.

3. Wat levert het op

Een verandering is het loslaten van het vertrouwde, dit proces zorgt (vaak) voor onrust, impact en vragen bij medewerkers. Toon begrip voor de impact die deze onrust voor medewerkers kan hebben. In het traject waar ik bij betrokken ben geweest betekende de verhuizing voor een groot deel van de medewerkers een veel langere reistijd of een switch van het reizen met de auto naar het gebruik van het OV. Speel daar op in! Wat levert de nieuwe locatie op? Benoem de voordelen: van een moderner gebouw, tot de invoering van benodigde randvoorwaarden zoals reistijd = werktijd.

4. Persona’s

Niet iedereen reageert hetzelfde op een verandering en dat is maar goed ook. Tijdens het verhuistraject heb ik 3 persona types leren kennen: 1) kijkt heel erg uit naar de verhuizing, 2) is nog wat sceptisch, maar geeft het een kans en 3) wilt niets van de verhuizing weten. Natuurlijk is dit enerzijds afhankelijk van de impact van de verandering en anderzijds van iemands wendbaarheid. Steek energie en tijd in alle groepen! Zet medewerkers van type 1 in als ambassadeurs om de overige groepen te enthousiasmeren en geef de overige groepen het gevoel dat zij alle tijd en ruimte krijgen om informatie over het verandertraject tot zich te nemen en de verandering eigen te maken.

5. Betrek en visualiseer

Gedurende het verhuistraject is het erg belangrijk om je medewerkers zo veel als mogelijk te betrekken bij alles wat er gebeurt. Een mix van fysieke en digitale communicatie is cruciaal. Richt een ruimte in op de huidige locatie waar medewerkers terecht kunnen met vragen en ideeën en organiseer een bezoek in groepen aan de nieuwe locatie. Daarnaast kunnen een maandelijkse nieuwsbrief en een speciaal ingerichte verhuis-intranetpagina erg effectief zijn voor het regelmatig updaten van foto’s en relevante mijlpalen/documenten (bijvoorbeeld: in ontvangst nemen sleutel/veelgestelde vragen). Je wilt natuurlijk dat de belangrijke momenten blijven ‘hangen’ bij medewerkers. Mijn tip: visualiseer! Schets bijvoorbeeld een tijdlijn met mijlpalen en stel deze ter beschikking.

6. De reis maak je samen

De verhuizing is een beslissing waar medewerkers niet altijd invloed op kunnen uitoefenen. Focus je daarom in het verhuistraject op zaken waar medewerkers wél over mee kunnen beslissen. Organiseer bijvoorbeeld een koffieproeverij voor de nieuwe locatie, laat medewerkers namen voor de nieuwe vergaderzalen bedenken, geef hen de keuze uit een aantal bureaustoelen of organiseer een veiling voor het huidige meubilair. De reis maak je tenslotte samen.

7. Niet loslaten

Eenmaal verhuisd? Geef medewerkers de tijd en ruimte om te wennen aan de nieuwe situatie en locatie. Blijf aandacht houden voor iedereen en richt ook op de nieuwe locatie een ruimte in waar medewerkers terecht kunnen met vragen, ideeën en tips.

Op zoek naar iemand met ervaring op dit gebied? Ik kom graag langs voor een kop koffie.