Waar wij goed in zijn

Kernwoorden case

Creëren draagvlak HR communicatie interne communicatie overheidscommunicatie Stakeholder management Verandercommunicatie Wegnemen weerstand

Implementatie van nieuw generiek functiegebouw bij 12 provincies

We kennen in Nederland 12 provincies, elk met hun eigen functiegebouw. Alles bij elkaar zijn dit honderden verschillende functies. Tijd om het anders te doen en het voor alle provincies duidelijker en overzichtelijker te maken. Werkgevers en vakbonden hebben een nieuw generiek functiegebouw ontwikkeld dat voor alle 12 provincies gelijk is en beter inzicht geeft in de loopbaanmogelijkheden voor de provinciemedewerker.

Vraag

Om de implementatie van het generieke functiegebouw in goede banen te leiden, heeft het Interprovinciaal Overleg (IPO), namens de sociale partners aan Future Communication & zustermaatschappij Human Capital Group gevraagd om voor de provincies een algemene communicatie & implementatie-aanpak te ontwikkelen. Een aanpak die iedere provincie afzonderlijk kan gebruiken en als inspiratie dient om een eigen op maat gemaakte communicatiestrategie te ontwikkelen.

Mijn aanpak

We hebben voor de implementatie van het nieuwe functiehuis voor de 12 provincies gekozen voor een gefaseerde aanpak.

Stap 1: impactanalyse en aanpak op maat

Eerst hebben we met verschillende sleutelfunctionarissen in de provincie gesprekken gevoerd over de veranderingen.Tijdens deze gesprekken is ook gepolst of binnen hun provincie weerstand te verwachten viel. Dit varieerde per provincie. Met deze informatie heeft Future Communication een impactanalyse en een communicatieaanpak ‘op maat’ ontwikkeld. De kern van ons verhaal: neem de tijd voor de implementatie en neem medewerkers stapsgewijs mee door deze verandering.

Stap 2: de kick-off

We hebben de provincies geholpen bij het ontwikkelen van de eerste informatievoorziening richting de provinciemedewerkers. Er is een uitgebreide communicatietoolkit ontwikkeld en per provincie kon men kiezen uit een gevarieerde set aan communicatiemiddelen. De uitdaging hierin was te zorgen dat alle medewerkers van alle verschillende provincies dezelfde boodschap zouden horen. Naast deze basis communicatietoolkit zijn de bestaande communicatiekanalen van de provincies en het IPO ingezet bij de introductie.

Stap 3: persoonlijke toelichting

Nadat medewerkers op de hoogte waren gesteld van de verandering kregen ze een persoonlijke brief (“verhuisbericht”) thuis waarin alles nog een keer werd uitgelegd. De kernboodschap: er verandert weinig voor jou! Een geruststelling voor velen. Dat de naam van de functie anders zou worden, werd vaak niet als een groot probleem ervaren.

Voorbeelden

Voorbeelden van een poster, een animatiefilmpje en een interactieve PDF

Resultaat

Centraal bij de implementatie van dit nieuwe generieke functiegebouw stond het maximaliseren van draagvlak binnen iedere provincie via een adequaat communicatiebeleid. Met de oplevering van het communicatieplan, bestaande uit een generiek deel en een optie voor maatwerk, en de uitvoering is Future Communication er ruimschoots in geslaagd het gewenste resultaat op te leveren.

Interprovinciaal Overleg over Future Communication

Richard van der Mast, projectleider werkgeverszaken bij IPO: “Voor de implementatie van dit nieuwe generieke functiehuis werkten we volgens hele strakke tijdslijnen. Future Communication heeft binnen deze kaders fantastisch werk afgeleverd. Ze wisten snel de juiste tone of voice te vinden, waarmee we alle provincies konden overtuigen van het nut en de noodzaak van het nieuwe functiehuis. Gezamenlijk hebben we gezorgd voor een gestroomlijnde implementatie waarbij de provincies de middelen kregen om hun boodschap goed met hun medewerkers te kunnen communiceren.”