Waar wij goed in zijn

Kernwoorden case

75 Jaar Vrijheid Event omgevingscommunicatie Provincie Noord Holland Storytelling

De inwoners van Provincie Noord-Holland selecteren foto’s uit de Tweede Wereldoorlog

In het kader van 75 Jaar Vrijheid organiseert een landelijke werkgroep onder leiding van het NIOD (Instituut voor oorlogs-, holocaust- en genocidestudies) een tentoonstelling van de 100 meest indrukwekkende foto’s uit de Tweede Wereldoorlog. Elke provincie wordt de opdracht gegeven om voorafgaand aan de tentoonstelling een eigen provinciale canon van 50 foto’s samen te stellen en inwoners tijdens een bijeenkomst te laten stemmen welke van die foto’s een plek moeten krijgen in de landelijke tentoonstelling.

Vraag

Provincie Noord Holland heeft de hulp van Future Communication ingeschakeld om de bijeenkomst voor de provincie te organiseren. Dat wil zeggen de werving van de deelnemers, volledige evenementorganisatie, dagcoördinatie en verslaglegging waren onderdeel van de opdracht. Alles in nauwe samenwerking met de projectleider van de provincie Noord-Holland. “Het NIOD heeft strikte kaders opgesteld voor de bijeenkomst. Zo moet deze in het teken staan van ‘stemmen op foto’s’. Ook ligt de datum voor de bijeenkomst vast, is de locatie een gegeven, is de doelgroep breed (van 8 tot 88 jaar) en geeft de opdrachtgever een ambitieuze doelstelling voor het aantal bezoekers (maar liefst 500). Bovendien is totale doorlooptijd nog geen twee maanden vanaf kennismaking met de opdrachtgever tot de eventdag. “Aangezien het project in zeer korte tijd opgetuigd moet worden en wij hier intern geen medewerkers voor beschikbaar hebben, hebben wij de hulp van Future Communication ingeschakeld”, aldus Roos Copier, projectleider 75 Jaar Vrijheid bij Provincie Noord-Holland. “Een mooie uitdaging waar wij als team mee aan de slag zijn gegaan”, aldus Laura van Lith, communicatieconsultant.

Mijn aanpak

We starten met het bedenken van een storytelling-programma om deelnemers naar Haarlem te krijgen. Achter elke foto gaat immers een verhaal schuil. Zeker achter beelden uit de Tweede Wereldoorlog. Voor de bijeenkomst nodigen we in totaal vijftien nabestaanden, fotografen en experts uit om persoonlijk de verhalen achter de foto’s te vertellen. Zo verschijnt er zelfs een 99-jarige oorlogsfotograaf op het toneel om te vertellen hoe zijn iconische foto tijdens de bevrijding van Haarlem tot stand is gekomen. Als presentator weten we Dieuwertje Blok vast te leggen: een presentator die bekend is bij de doelgroep van 8-88 jaar, Joodse roots heeft, vrijheidscolleges geeft aan middelbare scholieren en inwoner is van Noord-Holland.

Voorbeelden

Uitnodigingen
Om in de kort beschikbare tijd 500 Noord-Hollanders te werven gaan we te werk aan de hand van een doordachte strategie: we leggen de focus op groepen scholieren, ouderen en historische verenigingen om snel veel deelnemers te werven. We ontwikkelen uitnodigingen en toolkits op maat waarmee we persoonlijk scholen, verpleeghuizen en historische verenigingen benaderen. Daarnaast wordt een socialmediacampagne ingezet en plaatsen we een oproep op de website en in &Holland, het magazine voor inwoners van de provincie. Samen met NH Media ontwikkelen we een promospot voor tv en online kanalen. We coördineren de aanmeldingen via een op maat ingerichte registratietool, waarmee de inschrijvingen kunnen worden gemonitord en directe communicatie met de deelnemers mogelijk is.

Dagprogramma
We bouwen het programma zo op dat elke bezoeker zelf bepaalt hoeveel van de vijftig fotoverhalen hij/zij bijwoont. Na elke tien foto’s is er een moment tot napraten voor de bezoekers, sprekers, presentator en de aanwezige pers. Dat pakt goed uit: scholieren stellen hun vragen aan Dieuwertje Blok, (klein)kinderen van de hoofdpersonen op de foto’s treffen elkaar en veel bezoekers gaan in gesprek met de aanwezige experts. Onder andere NH Media brengt op tv, radio en online een verslag van de bijeenkomst.

Dagcoördinatie
Met een minutieus draaiboek verloopt de dag op rolletjes. De zaal waar het evenement plaatsvindt kleden we in stijl aan door gebruik te maken van de foto’s en citaten. Door zowel een online als papieren stemmogelijkheid, krijgt elke bezoeker de kans om zijn stem op favoriete foto’s uit te brengen. Twee razende reporters zorgen de hele dag voor een liveverslag via social media en verslaglegging op papier en in beeld.

Resultaat

Het resultaat is een dagvullend evenement van en voor de provincie Noord-Holland als aftrap van de (door corona later helaas gecancelde) activiteiten in het kader van 75 Jaar Vrijheid. Het evenement draagt bij aan de educatie over de Tweede Wereldoorlog door persoonlijke en onbekende verhalen uit de oorlog uit de eigen provincie te delen. Door de provincie Noord-Holland in alle communicatie en tijdens het event zichtbaar te laten zijn, draagt het event bij aan de reputatie van de provincie. De ruim 450 deelnemers, 15 sprekers en presentator reageren na afloop positief op de bijeenkomst. “De ideeën van Future Communication hebben recht gedaan aan het thema WO2. Wij zijn blij met de behaalde resultaten, de vlotte samenwerking bij de voorbereidingen én de algehele uitvoering.

Terugblik ‘De Tweede Wereldoorlog in 50 foto’s’

Looptijd opdracht

November 2019 – januari 2020

Provincie Noord-Holland over Future Communication

Roos Copier, projectleider 75 Jaar Vrijheid bij Provincie Noord-Holland: “Laura heeft mij gedurende het hele proces ontzorgd. Naast het feit dat ze altijd bereikbaar was, dacht zij vaak vooruit én had zij snel oplossingen paraat zodat ik als projectleider mij volledig kon focussen op de grote lijnen.”