Zo haal je het beste uit je interne community: 3 randvoor­waarden voor succes

Transparantie, kennis delen, verbinding – mooie organisatiedoelen waar een interne online community prachtig aan bij kán dragen. Maar in de praktijk blijkt dit best lastig. “Nóg een systeem,” hoor ik medewerkers verzuchten. Vaak komt de vraag waarom het niet werkt dan terecht bij de communicatieadviseur of communitymanager. Daarom 3 randvoorwaarden om jullie community bij te laten dragen aan deze doelen.

Deze randvoorwaarden gelden voor een community op elk intern platform, of dat nu een community-webapplicatie zoals bijvoorbeeld Yammer is of een social intranet waarbij je naast het communitygedeelte ook content via een cms aanbiedt en (sso)koppelingen met andere systemen.

Wil je input van medewerkers om te werken aan meer innovatie? Bespreek met ambassadeurs en management hoe medewerkers hier ruimte en tijd voor krijgen, en dat zij zich ook gestimuleerd voelen om vaker input aan te leveren. Geef daarom terugkoppeling én waardering op het community platform. Niks zo effectief om initiatief dood te slaan, als wanneer er helemaal niks mee wordt gedaan! Wanneer medewerkers de community weten te vinden en te gebruiken, kun je verder werken aan de organisatiedoelen.

Randvoorwaarde 2: Eigenaarschap bij de hele organisatie

Borging van het beheer (zowel functioneel als technisch) van een interne community is essentieel. Maar nog belangrijker is het (intrinsieke) eigenaarschap. En dat hoort volgens mij niet automatisch thuis bij de beheerder of afdeling communicatie, maar juist bij de hele organisatie, bij de gebruikers van de community. Hoe meer je als communicatieadviseur trekt aan het platform, hoe meer je collega’s achterover leunen. Het kan wat tegenstrijdig voelen om hierin los te laten maar het betekent ook zeker niet dat je er niks aan hoeft te doen! Als communitymanager kun je eigenaarschap wel stimuleren. Hoe meer vrijheid je geeft, hoe meer verantwoordelijkheid mensen zelf nemen. Geef collega’s de mogelijkheid zelf groepen aan te maken en laat ze zelf bepalen of deze open of besloten moeten zijn. Geef collega’s advies over hoe zij de interne community kunnen inzetten binnen een bepaalde afdeling, team of project. Hoe meer collega’s de interne community zien als een verlengstuk van hun werkplek, hoe meer zij die ook gaan gebruiken. Dan ontstaan er bepaalde gebruiken, misschien zelfs wel een bepaald taalgebruik. Dat is een teken dat er echt een community aan het ontstaan is.

Randvoorwaarde 3: Integreer online community in je werkprocessen

Vaak wordt bij de start een intern platform gezien als iets extra’s. En dan heeft een social intranet een groot voordeel ten opzichte van een losstaande community: je kunt bedrijfsprocessen veel beter integreren. Soms kun je als medewerker zelfs een gedeelte van je homepage inrichten, zodat je echt een intranet hebt dat jouw werkdag makkelijker maakt. Maar ook wanneer je alleen de beschikking hebt over een online community zoals Yammer, kun je dit verweven in werkprocessen. Zo plaatsen we bij Future Communication als onderdeel van de onboarding van elke nieuwe collega een kort voorstelfilmpje in onze Yammergroep. En geregeld plaatsen collega’s hulpvragen of oproepjes als ze ruimte hebben om extra opdrachten op te pakken.

De interne online community als vanzelfsprekendheid

Wanneer medewerkers het gevoel hebben dat het heel normaal is om de interne community te bezoeken, om vragen van collega’s te beantwoorden, input te geven en handige tips en links te delen, dan is de kans groot dat ze het niet zien als iets wat er bij komt, maar als iets wat er bij hoort.

Wil je hier meer over weten? Of juist meer over jouw rol als communicatieadviseur bij de implementatie en na livegang? Over hoe je medewerkers én management ‘mee krijgt’ op je interne community? Kom gerust eens bij ons langs voor een kop koffie en goed gesprek!