Werken met nieuwe digitale tools? Zo neem je mensen mee!

Allemaal digitaal! Dat is hoe we nu al geruime tijd met elkaar samenwerken. Je ontmoet je collega’s via een online chat en als je de camera aanzet in Microsoft Teams of Skype kun je elkaar eindelijk weer eens zien. Bij veel organisaties is de laatste maanden een (IT-)systeem of digitale tool zoals Microsoft Teams geïntroduceerd in de organisatie om medewerkers zoveel mogelijk te faciliteren in het werken vanuit huis. Maar hoe zorg je ervoor dat nieuwe technologie ook echt onderdeel wordt van het dagelijks werk? In deze blog geef ik vijf tips om rekening mee te houden tijdens een intern adoptieproces.

1. Geef enthousiastelingen een podium

We weten dat mensen van nature niet graag veranderen. En vaak gaat dat extra op als het gaat om verandering in technologie. Je hoort de medewerkers zuchten en zich stilletjes afvragen waarom ze nu alweer op een andere manier hun werk moeten doen of organiseren. Maar er zijn natuurlijk ook altijd mensen in de organisatie die het een welkome verbetering vinden. Zij staan te springen om de nieuwe technologie en willen er dolgraag mee aan de slag. Daar tussenin zit een de grote groep die even de kat uit de boom kijkt, wat uitprobeert en heel langzaam de voordelen van de nieuwe technologie begint in te zien.

Probeer de enthousiastelingen in je organisatie te vinden. Zij kunnen optreden als ambassadeurs voor de nieuwe technologie. Laat ze mee testen, meedoen of meedenken in een zo vroeg mogelijk stadium. En geef ze een podium in de organisatie om hun enthousiasme en kennis te delen met de minder overtuigde of geïnformeerde collega’s. Een enthousiast praatje bij de koffieautomaat, vijf minuten tijdens een teamoverleg of een kort interview op het intranet heeft nog steeds de meeste impact op collega’s.

Je hoort de medewerkers zuchten en zich stilletjes afvragen waarom ze nu alweer op een andere manier hun werk moeten doen of organiseren.

2. Maak communicatiemid­delen organisatiespecifiek

Dit lijkt een open deur, maar bij adoptie van IT-systemen schiet je snel in de look & feel, taal of bijvoorbeeld instructies van technologieleveranciers. Als communicatieadviseur krijg je vaak veel informatie aangeleverd. Je kunt immers niet alles zelf bedenken rondom een onbekend systeem. Door de informatie te verwerken in, voor de medewerker, herkenbare communicatiemiddelen is het voor hen makkelijker om de informatie te vinden en tot zich te nemen. Neem ook de organisatiehuisstijl over. Herschrijf ingewikkelde inhoud in de taal van de organisatie en maak gebruik van beelden die bij de organisatie passen. Zo voelt het alsof de verandering meer vanuit de interne organisatie komt, dan dat het een opgelegde verplichting is.

4. Sluit aan bij de belevingswereld van de medewerker

Hoe zien de dagelijkse werkprocessen van medewerkers eruit? De nieuwe technologie past naar alle waarschijnlijkheid niet naadloos in de werkzaamheden en processen die een medewerker uitvoert en doorloopt. Verdiep je in de belevingswereld van groepen medewerkers en sluit in de communicatie hierbij aan. Benoem en laat vooral zien wat de voordelen voor de medewerker zijn en hoe de technologie in de dagelijkse werkprocessen bijdraagt aan makkelijker, efficiënter en slimmer werken. De medewerker zal inzien dat het niet het zoveelste nieuwe systeem is dat ingevoerd wordt, maar dat het hem werkelijk iets brengt. Hiermee kun je het verschil maken in het wel of niet adopteren van de verandering door medewerkers.

5. Faciliteer het maken van werkafspraken

Om op de juiste manier met de nieuwe technologie te kunnen werken wordt medewerkers vaak een training aangeboden. Vaak worden hier vooral de functionaliteiten van het systeem of de tool uitgelegd, waarna iedereen ermee aan de slag kan. Al moet er dan vaak nog veel geoefend worden. Onlangs heb ik ervaren dat het heel erg waardevol is om (groepen) medewerkers hiernaast ook zelf werkafspraken te laten maken over het gebruik van de technologie. Faciliteer dit tijdens het adoptieproces en leg deze werkafspraken vast. Tijdens het maken van werkafspraken bekijken collega’s samen hoe de nieuwe technologie gebruikt gaat worden in en aansluit op het dagelijkse werk. Op deze manier komen teamleden tot overeenstemming over de inzet en het gebruik van de technologie, en niet enkel over hoe de technologie werkt. Dit versnelt het adoptieproces en zorgt ervoor dat de technologie echt onderdeel wordt en blijft van het dagelijkse werk.

Met deze vijf tips kun je de eerste stappen zetten in de interne communicatie rondom de introductie van nieuwe technologie. Wil je meer weten, of eens sparren? Neem contact op met Rianne Spierings.