Vier vuistregels voor omgevings­communi­catie

Future Communication heeft jarenlange ervaring met omgevingscommunicatie. Van een nieuwe infrastructuur tot aanpassingen aan het wegennet en van nieuwe wetgeving tot ingrijpende veranderingen in de leefomgeving: onze consultants maken contact met de omgeving, bieden een luisterend oor en verbinden projecten met de mensen daaromheen. Maar hoe pak je dit nu aan? Communicatieadviseurs Hetty Kleine en Sabine Osewoudt over hún gouden tips.

1. Zoek de mensen op

Sabine: “Mensen willen serieus worden genomen. Ze zijn niet dom, dus neem ze mee in alles wat je doet. Geef ze het gevoel dat ze een bijdrage leveren. Persoonlijk contact werkt dan nog steeds het beste. Zo hebben we in aanloop naar de werkzaamheden aan de Cruquiusbrug bij Heemstede omwonenden gewoon gebeld. Heel simpel, maar het werd enorm gewaardeerd. Daarmee neem je veel zorgen weg.”

2. Communiceer op tijd

Sabine: “Organisaties communiceren vaak pas als het 5 voor 12 is. Geef de mensen de tijd om zich voor te bereiden. Ik hanteer de volgende regels: reguliere werkzaamheden communiceer je minimaal 2 weken van tevoren. Bijeenkomsten kondig je 4 weken van tevoren aan en bij grote projecten heb je soms zelfs een aanloopperiode van een jaar nodig.”

Hetty: “Wacht niet met communiceren tot de schop in de grond gaat. Hoe eerder je communiceert, hoe beter. Informeer de omgeving óók als zaken nog onduidelijk zijn, niet als alles al is bepaald. Je wilt als communicatieadviseur een vertrouwensrelatie met de omgeving opbouwen. Bij mij begint dat in een heel vroeg stadium. Alles wat je in het begin doet op communicatievlak, verdien je later in het traject keihard terug.”

3. Breng je doelgroep in kaart

Hetty: “Zorg dat je het profiel van je doelgroep kent. Welke emoties hebben zij? Welke issues spelen er in het gebied? Wat is de onderlinge sfeer? Weet je dit niet, dan is dat een gemiste kans en loop je achter de feiten aan. Bereid je dus goed voor en duik de omgeving in!”

4. Laat de omgeving meepraten

Hetty: “Omwonenden en bedrijven zijn belangrijk: hun mening telt. Vooral participatietrajecten zijn dan een goed instrument om vertrouwen te winnen, draagvlak te creëren en beloften daadwerkelijk waar te maken.”