Samen op ontdek­kingsreis

Innovatie en digitalisering veranderen organisaties sneller dan ooit. Op allerlei vlakken, zoals het aanpassen van je dienstverlening om te kunnen blijven voldoen aan de continu veranderende behoefte van de markt. Of het implementeren van een nieuwe digitale werkplek om je medewerkers nog beter te kunnen ondersteunen in hun dagelijkse werk. En zo zijn er tal van veranderingen die impact hebben op jouw organisatie en medewerkers.

Hoe krijg je medewerkers mee met zo’n verandering? Consistente, transparante en tijdige communicatie binnen je organisatie is daarbij essentieel. Maar wat is dan de juiste aanpak en boodschap om je medewerkers te motiveren en te betrekken? Wie kan die vraag beter beantwoorden dan je medewerkers zelf? Ga daarom samen met je medewerkers op ‘ontdekkingsreis’ en neem hen stap voor stap mee in de verandering.

Stap in hun belevingswereld

Of het nu gaat om een organisatieverandering of de uitrol van nieuwe werkplekoplossingen, verplaats je in je medewerkers. Waar lopen ze tegenaan op weg van a naar b, waar zitten hun pijnpunten, of waar worden ze juist enthousiast van? Op welke momenten hebben ze behoefte aan ondersteuning en in wat voor vorm? Ga met je medewerkers in gesprek en breng de zogeheten ‘customer journey’ in kaart. Wat zijn vanuit je medewerkers gezien de belangrijke interactiemomenten voor, tijdens én na de verandering? Denk aan het eerste moment waarop ze over de verandering horen. Welke vragen, en mogelijk onzekerheden, roept dat bij hen op? Goede communicatie is belangrijk voorafgaand aan de verandering, maar zeker ook nadat de verandering heeft plaatsgevonden. Medewerkers hebben tijd nodig om zich de nieuwe situatie eigen te maken. Neem dit mee in de customer journey.

Ga in gesprek

Medewerkers beleven de verandering elk op hun eigen manier. En de impact van de verandering is voor elk van hen anders. Betrek daarom medewerkers uit verschillende hoeken binnen je organisatie bij het in kaart brengen van de customer journey. En zowel voorstanders als tegenstanders van de verandering. Bepaal op basis van de uitkomsten je communicatieaanpak. Welke informatie willen medewerkers op welk moment ontvangen? Via welk kanaal of van welke zender? En wat is de juiste tone of voice van je boodschap? Consistente communicatie wil niet zeggen: één boodschap voor iedereen. Zorg dat de communicatie aansluit bij de belevingswereld van je medewerkers.

Maak communicatie niet vóór, maar mét je medewerkers

In de customer journey wordt al meegenomen hoe medewerkers gaandeweg de verandering geïnformeerd willen worden en welke informatie voor hen essentieel is. Op basis daarvan geef je invulling aan je communicatie. Dat kan variëren van een presentatie van de direct leidinggevende tot aan een e-mail van de directie en publicatie op het intranet. Daar koppel je dan ook een tijdlijn aan, zodat zichtbaar wordt hoe de communicatie voor, tijdens en na de verandering plaatsvindt. Zodra je dit in concept klaar hebt, toets je het bij je doelgroepen. Is de boodschap duidelijk? Wat moet anders worden geformuleerd? Worden de juiste kanalen op de juiste momenten ingezet? Wat moet eerder of misschien later worden gecommuniceerd? Aan de hand van de feedback scherp je de communicatie verder aan.

Met deze aanpak vergroot je niet alleen de effectiviteit van je communicatie. Het is ook meteen een eerste stap op weg naar betrokkenheid en draagvlak onder je medewerkers. En dat is essentieel voor het slagen van je verandering. Dus sta je met je organisatie voor een verandering? Ga dan niet ‘overhaast’ van start, maar stippel de reis zorgvuldig uit.