Onboarding: meer dan een leuke eerste dag
Je hebt een nieuwe medewerker gevonden, geweldig! Om deze nieuwe medewerker te binden én te behouden, is een gedegen onboardingsprogramma essentieel. Hoe pak je dit aan?
6 juni 2023
Voor het opstellen van een onboardingsprogramma en de uitvoering hiervan is interne samenwerking van groot belang. Niet alleen ligt er een verantwoordelijkheid bij HR, maar ook bij de teammanager en bij het team. Ik maak voor het gemak de vergelijking met een winkelbezoek: is enkel degene die gedag zegt bij de deur wat jouw gevoel bepaalt? Of is jouw ervaring in de winkel tot en met de kassa ook van invloed op hoe welkom jij je voelt? Dit geldt ook voor een organisatie: een goede onboarding is niet één moment en er is niet één schakel.
In dit blog vertel ik meer over de verschillende interne rollen, fases en het belang hiervan voor een effectieve onboarding. Hoe werk je het beste samen?
De rol van HR bij onboarding
Het is belangrijk dat de nieuwe medewerker zich welkom én gemotiveerd voelt in de betreffende functie. Begin daarom met de volgende stappen:
- Betekenis vinden in een baan is steeds belangrijker. Bespreek daarom het gemeenschappelijke doel van de gehele organisatie, en geef inzicht in hoe de nieuwe medewerker hier een belangrijke schakel in is;
- Geef een volledig, maar behapbaar overzicht van de structuur van de organisatie;
- Bespreek de cultuur van de organisatie, en geef voorbeelden van gewenst en ongewenst gedrag;
- Geef de communicatiestromen binnen de organisatie weer. Bij wie kan de nieuwe medewerker terecht voor diverse vragen?
- Plan kennismakingsgesprekken in met managers en met collega’s van andere afdelingen.
De rol van de manager bij onboarding
De manager heeft verschillende taken in het onboardingsproces. Ten eerste moet vóór de startdatum besloten worden wie de mentor voor de nieuwe collega zal zijn: wie is bereikbaar en inzetbaar? Is de manager zelf de mentor of wordt hiervoor een collega verantwoordelijk gesteld?
Ten tweede draagt de manager zorg voor een inwerk- en opleidingsprogramma, in overleg met HR. Denk hierbij zowel groot als klein: hoe ziet de inwerkperiode eruit? De nieuwe collega dient namelijk het intranet en het verlofsysteem te leren kennen. Met welke programma’s gaat de nieuwe collega werken? Wat kan er zelfstandig worden opgepakt? Dit geeft direct een gestructureerde eerste indruk en een goede basis.
Ten slotte kan een, door de manager aangewezen, ‘buddy’ de medewerker wegwijs maken in de organisatie, op kantoor en in de kantine, maar ook op het intranet. Zo hoeft de medewerker zich niet verdwaald te voelen gedurende de eerste periode in dienst.
De rol van het team bij onboarding
De manager stelt het team op de hoogte van de komst van een nieuw teamlid. Het is aan te raden om de teamleden al in het sollicitatieproces of gedurende de eerste dag van de onboarding te betrekken. Hiermee vergroot je de kans op het ‘warme-bad-gevoel’. Organiseer bijvoorbeeld een interactieve kennismaking in spelvorm. Zo leert de nieuwe collega iedereen op een leuke manier kennen, inclusief alle rollen in het team.
Hoe geef je je onboardingsprogramma vorm?
Vanuit HR heb je een stevig raamwerk nodig, dat aansluit op- en toepasbaar is voor de verschillende betrokkenen bij de gehele onboarding. Dit zorgt voor houvast en consequentie voor de organisatie én voor de nieuwe medewerker. Denk aan een invulschema of een online tool, bijvoorbeeld Trello. De manager en/of mentor geeft hierin de verplichte trainingen die de medewerker dient te volgen weer en maakt een overzicht van welke programma’s de medewerker gaat gebruiken.
De medewerker kan dan tussen de begeleiding door, ook zelfstandig onderdelen thuis oppakken. Dat is ideaal, nu bijna iedereen (gedeeltelijk) vanuit huis werkt. Onderscheid de algemene organisatietrainingen, van de onderdelen die specifiek gericht zijn op de betreffende functie. Plan kennismakingen in voor de medewerker, zowel met managers als met collega’s uit alle andere lagen. Of nog efficiënter: loop samen het organigram door en laat de nieuwe medewerker zelf minimaal 10 kennismakingsgesprekken inplannen. Maak een onboardings-checklist en houd deze goed bij.
HR heeft een advies- en coördinatiefunctie, en de manager en mentor geven invulling aan het inwerkprogramma.
Fases in onboardingsprogramma
Start met een pre-boarding voorafgaand aan de eerste dag. Zoals een bericht of telefoontje van de manager na het ondertekenen van het contract en het sturen van bijvoorbeeld een bos bloemen. Een onboarding op de eerste dag blijft ook essentieel: een dag die ervoor zorgt dat de medewerker zich echt welkom voelt. Vergeet ook niet om op deze dag al te praten over een antidiscriminatiebeleid, een compliance-beleid en bijvoorbeeld een referral-programma (het aandragen van nieuwe medewerkers voor een vorm van bonus). De eerste dagen zitten vol informatie en indrukken voor de nieuwe medewerker. Houd hier rekening mee en maak onderscheid tussen wat in de eerste week essentieel is, of wat kan wachten en bij de eerste 100 dagen hoort.
De fases voor je onboardingsprogramma zijn:
- Preboarding
- Eerste werkdag
- Eerste week
- Eerste 100 dagen
- Evaluatie- en vervolggesprek
Ambassadeurs
Met een goede onboarding vergroot je de kans dat nieuwe medewerkers ambassadeur worden van de organisatie. Bij een positieve ervaring is het aannemelijker dat de nieuwe medewerker iets deelt in het eigen netwerk, zowel privé als zakelijk, bijvoorbeeld op LinkedIn. Geef tijdens de onboarding dan ook aan hoe belangrijk een gezamenlijk netwerk is en waarom er ingezet wordt op een referral programma of via-via werving. In deze arbeidsmarkt is naamsbekendheid via medewerkers een mooie toevoeging op de employer branding. Lees meer over employer branding in deze blog.
Na de onboarding
De medewerker is binnen de organisatie geland en volledig geïntegreerd in het team. Controleer de onboardings-checklist en plan een evaluatie in met de nieuwe medewerker. Dit kan je vanuit HR doen, maar de manager kan hier ook gericht naar vragen tijdens een persoonlijk gesprek. Vergeet in dit gesprek niet om te bespreken hoe de medewerker zich verder zou willen ontwikkelen en welke mogelijkheden er zijn voor opleidingen of trainingen. Zo kan je een evaluatie van de onboardingsperiode afnemen na 100 dagen. Er is altijd ruimte voor verbetering en aanscherping, en uit de ervaring van diverse medewerkers leer je hier het meest over.
Om te voorkomen dat de medewerker na de onboardingsperiode weer via de achterdeur vertrekt, is het belangrijk om inzichtelijk te maken welke ontwikkelingsmogelijkheden er zijn binnen de organisatie. Hoe de komende tijd er voor diens specifieke functie eruitziet, en welke doorgroeimogelijkheden en ontwikkelmogelijkheden er zijn. Denk hierbij aan trainingen die de medewerker graag zou willen volgen of dient te volgen, workshops en activiteiten vanuit de organisatie. En hoe zal het contact er vanaf nu uit gaan zien met de manager? Is er een beoordelings- of ontwikkelcyclus? De medewerker weet nu wat te verwachten van de organisatie en van de collega’s. Op naar een succesvolle carrière binnen jouw bedrijf!
Meer weten?
Kan jouw organisatie ondersteuning gebruiken bij het vormen van een onboardingsprogramma of HR-communicatie? Neem dan contact op.
