Omgevings­communi­catie op hoog niveau

Op 6 februari opende Prinses Beatrix de 3e kolk van de Prinses Beatrixsluis, de grootste monumentale binnenvaartsluis van Nederland. Zodat ook de steeds grotere binnenvaartschepen de sluis vlot en veilig kunnen passeren. Hiermee kwam een einde aan een periode van 2,5 jaar bouw aan een uniek project. Een unieke uitdaging voor onze consultant Elleke Evers en oud-collega Daisy Fundter.

Samenwerking essentieel

Je hebt te maken met veel verschillende partijen en belangen, vertelt Elleke. Daarom is het volgens haar belangrijk om de samenwerking op te zoeken. Goede afspraken maken over wie wat doet en inspelen op de wensen van alle partijen. Elleke: “Mijn advies: Betrek de omgeving intensief bij het hele proces. Laat zien wat je allemaal doet en wat er allemaal bij komt kijken.” Zo organiseert aannemerscombinatie Sas van Vreeswijk, de opdrachtnemer van Rijkswaterstaat, rondleidingen op de bouwlocatie, om letterlijk te laten zien wat er allemaal ‘buiten’ gebeurt.

‘Kanaaljutters’ als ambassadeurs

Vaak gelden er wel allerlei restricties, heb je te maken met bouwlocaties, niet alledaagse omstandigheden en niet alles kan. Daisy: “Dat betekent een hoop geregel, veel ad-hoc handelen en een flinke dosis stressbestendigheid en flexibiliteit. Juist in die combinatie van complexe gebiedscommunicatie en het organiseren van evenementen zit de kracht van Future Communication.” Mensen verbinden en het creëren van goodwill kan ook heel goed door het opbouwen van een community, zo vertelt Daisy verder. “De Facebookpagina en projectwebsite van Rijkswaterstaat, met wie wij nauw samenwerken, worden heel goed bezocht. Bijzonder zijn de ‘Kanaaljutters’. Zij maken foto’s van de sluis en omgeving en delen deze op het online platform www.prinsesbeatrixsluis.nl. Het zijn onze ogen in de omgeving en ambassadeurs van het project.”

Succesvolle events

Naast de rondleidingen organiseerden Daisy en Elleke nog tal van andere publieksevents, zoals het inhijsen van de sluisdeuren en de verplaatsing van meerdere kazematten; spectaculaire nog nooit vertoonde technische hoogstandjes. De zwaarste woog wel 1,6 miljoen kilo. Maar hoe organiseer je het publieksbezoek bij zo’n evenement? Elleke: “Standaardoplossingen zijn er niet. En het weer werkt natuurlijk ook niet altijd even goed mee. Het loopt altijd anders op een bouwterrein en je weet ook niet wat de opkomst zal zijn. Maar die onverwachte dingen maken het juist zo leuk en uitdagend en het was een groot succes. Beide events haalden het journaal!”

Kers op de taart

De officiële opening, door prinses Beatrix, was toch wel de kers op de taart. Daisy: “Het is lang spannend geweest of het allemaal wel ging lukken. Je werkt met zijn allen echt toe naar die opening en staat voortdurend onder tijdsdruk. Ook logistiek was het een hele puzzel. Maar als het dan allemaal goed verloopt, dan geeft dat een heel fijn voldaan gevoel.”