Interne communicatie: de balans tussen volledige en begrijpelijke communicatie
Een goede balans vinden tussen volledige en begrijpelijke communicatie blijft een uitdaging. Oud-collega Fatiha deelt haar ervaringen tips!
Neem direct contact op!13 januari 2022
Hoe ga je om met taaie onderwerpen, die juridisch moeten kloppen en ook begrijpelijk voor de doelgroep moeten zijn? Menig communicatieprofessional worstelt ermee. Je kent ze wel: de berichten over allerlei regelgeving, belangrijk voor de interne doelgroep, maar zo wollig dat ze vaak slecht of zelfs helemaal niet gelezen worden. Het spanningsveld tussen begrijpelijke teksten en de wens of noodzaak om volledig te zijn zorgt voor een dilemma. Vooral als je te maken krijgt met juridische teksten.
Ik heb gaandeweg een manier gevonden hier de juiste balans in te vinden. In dit blog geef ik je zeven tips om een goede balans tussen volledige en begrijpelijke communicatie te bereiken.
1. Wees kort en bondig
Maak het nieuwsbericht zo kort en bondig mogelijk. Realiseer je dat de doelgroep dagelijks overladen wordt met allerlei informatie in het dagelijks werk. Vooral in grote organisaties. Veel tijd om de impact voor zichzelf te bepalen heeft de doelgroep niet.
Verplaats je in de doelgroep: welke informatie hebben ze nú nodig? En hak de boodschap desnoods in stukken. Hoog over voor mensen die ‘ervan moeten weten’ en kernachtige voor de doelgroep die er iets mee moet doen. Ga vervolgens stapsgewijs de diepte in en geef antwoord op de volgende vragen:
- Waar gaat het over?
- Wat betekent dit voor mij?
- Wat moet ik doen?
- Waar vind ik meer informatie?
Voorbeeld: Vraag je thuiswerkvergoeding aan!
Sinds de coronacrisis werken veel collega’s noodgedwongen thuis. In de nieuwe cao ** is daarom een eenmalige thuiswerkvergoeding afgesproken. Heb je recht op thuiswerkvergoeding? Vraag deze dan uiterlijk ** aan via de personeelsportal.
Kom ik in aanmerking voor thuiswerkvergoeding?
Collega’s die tussen ** en ** in vaste of tijdelijke dienst zijn, hebben recht op een thuiswerkvergoeding. Behoor je tot deze doelgroep, dan kom je in aanmerking voor thuiswerkvergoeding. Lees hier meer over de voorwaarden.
De thuiswerkvergoeding is **euro netto bij een arbeidsduur van gemiddeld 36 uur per week. De hoogte van de thuiswerkvergoeding hangt af van het aantal uren dat je per week werkt. Bereken via de rekentool welk bedrag je ontvangt.
Twijfel je of je recht hebt op een thuiswerkvergoeding? Bespreek dit dan eerst met je leidinggevende.
Hoe vraag ik thuiswerkvergoeding aan?
De thuiswerkvergoeding vraag je zelf aan via de personeelsportal **. Vraag je thuiswerkvergoeding uiterlijk ** aan. Na deze datum vervalt deze regeling. De thuiswerkvergoeding wordt uitbetaald met het salaris van **.
Meer informatie
Heb je vragen over de thuiswerkvergoeding? Raadpleeg dan intranetpagina Thuiswerkvergoeding. Hier vind je ook de meest gestelde vragen en antwoorden.
2. Vermijd vaktaal of leg het uit
Juridische maar ook beleidsteksten bevatten vaak veel vaktaal. Een belangrijke wet bij interne communicatie is dat je je richt op de mensen die het minst van het onderwerp afweten. Dat betekent dat je zo min mogelijk jargon moet gebruiken. Lukt dat niet altijd? Leg het dan kort uit. Vraagt de uitleg om meer tekst? Verwijs dan naar een Q&A met daarin de meest gestelde vragen. Vul de Q&A aan op basis van de vragen die achteraf nog komen.
3. Geef een praktijkvoorbeeld
Soms bevat regelgeving ingewikkelde rekenconstructies. Maak het de doelgroep makkelijker door een praktijkvoorbeeld te schetsen. Bij voorkeur gebruik je zo min mogelijk tekst en maak je een visualisatie bij. Hiermee help je de doelgroep om een duidelijker beeld te krijgen van wat de gevolgen van de regelgeving zijn voor de eigen situatie. Om je doelgroep bij een ingewikkelde berekening, zoals het uitbetalen van verlof, te ondersteunen kun je een rekentool inzetten. Dit helpt om regelgeving te visualiseren en antwoord te geven op de vraag: ‘Wat betekent dit voor mij?’ Let er wel op dat de rekentool goed werkt, om frustratie te voorkomen.
Koffie drinken?
Bel of mail me gerust!4. Toets je tekst vooraf
Toets het conceptbericht vooraf bij de doelgroep. Ook al ben je bedreven in het schrijven op B1-niveau, dan nog kan het onduidelijk zijn voor de lezer, simpelweg vanwege het ontbreken van de context. Publiceer je regelmatig berichten over personeelszaken? Dan loont het de moeite om een paar collega’s uit de doelgroep te vragen om deel uit te maken van een focusgroep. Deze collega’s kunnen meelezen op de conceptteksten en eventuele onduidelijkheden benoemen.
Stel je hebt toch te weinig tijd om een bericht te toetsen bij een focusgroep, leg het dan in ieder geval voor aan enkele collega’s die niet betrokken zijn bij het onderwerp. Zij kunnen met een frisse blik mogelijk toch nog onduidelijkheden uit de tekst halen.
5. Gebruik een disclaimer
Vindt de inhoudsdeskundige een verkort en versimpeld bericht toch te spannend, omdat de tekst mogelijk juridisch niet dekkend is? Zoek hierin de middenweg. Je kunt altijd een disclaimer onder de tekst plaatsen. In de disclaimer leg je kort uit dat men geen rechten kan ontlenen aan de tekst. Koppel sowieso altijd de officiële regelgeving aan het bericht. Inhoudsdeskundige blij en de doelgroep blij!
6. Zorg voor een contactpersoon
Met een begrijpelijk bericht, verwijzing naar de volledige regelgeving en een Q&A kan het toch zijn dat de doelgroep vragen heeft. Zorg er dus voor dat er een contactpersoon is die men kan bellen voor verheldering of aanvullende vragen. Lukt het niet om een contactpersoon beschikbaar te maken, zorg dan voor een (tijdelijke) mailbox waar men met vragen naar kan mailen.
7. Informeer de lijn
Medewerkers melden zich met vragen vaak bij hun eigen leidinggevende, omdat ze ervan uitgaan dat die meer kennis over en context bij de regelgeving heeft. In de communicatie wordt deze belangrijke sleutelpersoon nog weleens vergeten. Informeer voordat je breed gaat communiceren eerst bepaalde stakeholders in de lijn zoals een leidinggevende of andere belangrijke sleutelpersoon. Neem ze mee in de inhoud en de context. Een toolkit kan ook nuttig voor ze zijn om het goede gesprek te kunnen voeren met hun medewerkers. Biedt ze deze aan, als de impact van de boodschap daar om vraagt of zij daar zelf behoefte aan hebben. Ook zij zullen gedurende het proces vragen kunnen hebben. Zorg ervoor dat ze bij een inhoudsdeskundige terecht kunnen voor vragen.
Tot slot
In enkele gevallen lukt het je als communicatieprofessional om ‘aan de tekentafel’ van regelgeving aan te schuiven. Dan loont het de moeite om op conceptteksten mee te lezen en suggesties te doen voor tekstuele aanpassingen. Natuurlijk zijn bepaalde regels zo complex waardoor het taalgebruik ook ingewikkeld blijft. Probeer samen toch de grenzen op te zoeken waarbinnen het mogelijk is om de tekst makkelijker leesbaar te maken. Samen kom je het verst!
Worstel je met de strijd tussen begrijpelijkheid en volledigheid? Of wil je een check op geschreven teksten? Ons team van ervaren consultants en deskundige redacteuren denken graag met je mee! Wil je een keer sparren? Neem contact met ons op!
Verder praten? Leuk!
Wil je meer weten over interne communicatie? Of heb je hulp nodig bij een vraagstuk? Neem dan snel contact op met ons.