Hybride werken: 5 tips om werknemers verbonden en betrokken te houden
James werkt vandaag thuis, Samir zit deels op kantoor en Suzan werkt vanaf haar vakantieadres. Ruim twee jaar geleden had niemand kunnen bedenken dat hybride werken zo’n spurt zou nemen. Hoe je medewerkers betrokken en verbonden houdt? Dat lees je in dit blog.
Koffie drinken?1 december 2022
James werkt vandaag thuis, Samir zit deels op kantoor en Suzan werkt vanaf haar vakantieadres. Ruim twee jaar geleden had niemand kunnen bedenken dat hybride werken zo’n spurt zou nemen. Al langer bestond de wens vanuit de overheid om de filedruk te verlagen en thuiswerken te stimuleren. Het kwam bijna nergens echt van de grond. Totdat we met z’n allen overvallen werden door corona. Ineens was het geen wens meer, maar werd het een verplichting. Inmiddels zijn we de nodige ‘hybride werken’ ervaring rijker en is werken op andere plekken dan op kantoor en op verschillende tijden het ‘nieuwe normaal’ geworden. Met al die collega’s die op verschillende plekken en verschillende tijden werken moet je als werkgever nadenken over hoe je iedereen verbonden en betrokken houdt. In dit artikel deel ik mijn tips voor verbonden én betrokken hybride werken.
Zelfs nu we weer terug mogen naar kantoor, kiezen veel werknemers er nog steeds voor om grotendeels thuis of op een andere plek te blijven werken. Naast het werken op verschillende locaties zie je ook een verschuiving in werktijden. Bijvoorbeeld bij thuiswerkende ouders. Die beginnen vaak vroeg met werken, halen de kinderen uit school en doen een activiteit met hen om ’s avonds als de kinderen slapen nog een paar uur te werken.
Als werkgever is het belangrijk om goed na te denken over de invulling van hybride werken. Hoe ga je dit doen? Wat levert het op? Maar ook: hoe zorg je ervoor dat werknemers die je niet dagelijks of misschien zelfs niet wekelijks ziet, toch betrokken blijven bij je organisatie? Dat ze zich verbonden voelen met collega’s? Gelukkig draaien wij al wat langer mee in de interne communicatie en hebben we veel in de praktijk ondervonden. Daarom delen we vandaag 5 tips voor betrokken en verbonden collega’s, zelfs als niet iedereen regelmatig op kantoor is.
1. Zorg voor regelmatige contact
Het onderhouden van contact is altijd al belangrijk geweest, maar nu medewerkers steeds vaker vanaf verschillende plekken werken wordt dit nog belangrijker. Het draagt bij aan verbinding en betrokkenheid. Faciliteer dus voldoende contactmomenten. Zowel met het hele bedrijf als in kleinere teams. Maak hier zoveel mogelijk interactieve momenten van. Dit kan zowel online als hybride (zowel fysiek als online) Communiceer over de doelen van de organisatie en de vorderingen die gemaakt zijn. Laat ook werknemers vanuit verschillende afdelingen van de organisatie aan het woord om te vertellen over hun werkzaamheden. Betrokken en verbonden collega’s weten wat de doelen van de organisatie zijn en wat de organisatie doet om deze doelen te bereiken. Ook weten ze wat hun eigen aandeel hierin is. Daarnaast weten we uit ervaring dat het luisteren naar verhalen van collega’s zorgt voor meer betrokkenheid bij en verbinding met de organisatie. Plan dus regelmatig, minstens ieder kwartaal, een bijeenkomst voor de hele organisatie waarbij je met elkaar in gesprek gaat en waarbij iedereen wordt bijgepraat. Help managers bij het organiseren van deze meetings. Dit kan door het aanbieden van een toolkit of training over bijvoorbeeld het bespreken van de organisatiedoelen.
2. Organiseer sociale activiteiten voor het gehele bedrijf
De boog kan niet altijd gespannen zijn hè? Daarom is er naast inspanning ook tijd voor ontspanning nodig. Aandacht voor het welzijn van medewerkers is ontzettend belangrijk. Dat was altijd al belangrijk, maar nu medewerkers hybride werken en elkaar dus minder vaak ‘live’ zien, is dit nog belangrijker. Regelmatig een sociale activiteit organiseren vergroot de medewerkersbetrokkenheid. Medewerkers die zich betrokken voelen zijn eerder bereid zich in te zetten voor hun organisatie. Door activiteiten anders dan werk te organiseren kom je met elkaar in een andere sfeer, omgeving en situatie. Collega’s gaan elkaar met andere ogen zien. Door informeel en prettig met elkaar samen te zijn, doorbreek je het dagelijkse patroon. Hiermee creëer je een wij- gevoel tussen collega’s. Doordat collega’s elkaar beter en op een andere manier leren kennen wordt de sfeer positiever, ook op de werkvloer. Er ontstaat meer onderling contact en het versterkt de samenwerking. Een goede sfeer op kantoor draagt eraan bij dat je medewerkers langer kunt ‘vasthouden’.
3. Maak een contentkalender interne communicatie
Met medewerkers die werken vanaf verschillende locaties is goede, gestructureerde interne communicatie extra van belang. Medewerkers spreken elkaar minder snel ‘live’ waardoor belangrijke informatie minder snel z’n weg vindt. Daarnaast is het belangrijk dat medewerkers weten waar ze welke informatie kunnen vinden. Stuur je een wijziging in de managementstructuur via mail of zet je deze boodschap op intranet of Yammer? Of misschien allebei in de hoop dat je werknemer een van beide kanalen leest? Dat kan gestructureerder! Stel met elkaar een contentkalender op, waarin belangrijke boodschappen per kanaal worden ingepland. Zo weet iedereen wanneer welke boodschap uitgaat, maar kun je ook kritisch met elkaar kijken naar de kanalen die je per boodschap in wilt zetten. Door een algemene middelenmatrix op te stellen, creëer je structuur in je communicatie en weet iedere medewerker wanneer die welke informatie waar kan vinden. Een must in dit hybride tijdperk!
4. Meet de verbondenheid en betrokkenheid van je werknemers
Medewerkers vinden het over het algemeen fijn als gevraagd wordt naar hun mening. Zeker als het doel is om de werksfeer te verbeteren. Regelmatig onderzoek, bijvoorbeeld door een halfjaarlijkse peiling, naar de mate van verbondenheid en betrokkenheid binnen je organisatie is dus een win-win situatie. De werknemer krijgt aandacht en als werkgever krijg je inzicht in hoe verbonden en betrokken je medewerkers zijn. Betrokken en verbonden medewerkers zijn vastberaden en proactief, ze zijn productiever en kwaliteitsbewust. Maar hoe voer je zo’n onderzoek uit?
Kwantitatief onderzoek:
Stel samen met HR en Communicatie een vragenlijst op met verschillende vragen over betrokken- en verbondenheid en verspreid onder medewerkers via een enquêtetool, als Microsoft Forms. Zo bundel je gemakkelijk de antwoorden en krijg je inzicht in ’trends’ binnen je organisatie.
Kwalitatief onderzoek:
Je kunt ook met een aantal werknemers vanuit verschillende geledingen binnen de organisatie dieper op het onderwerp in te gaan. Dit kan in 1-op-1 gesprekken, maar kan ook in groepssessies. Vraag uit wat en hoe het beter kan. Medewerkers maken hybride werken in de praktijk mee en kunnen als geen ander hun ervaringen delen. Zo krijg je een uitgebreid en helder beeld van de betrokken- en verbondenheid binnen je organisatie en weet je waar er nog werk aan de winkel is.
5. Zorg voor overzicht in je informatie
Yammer, sharepoint, e-mail, whatsapp; het zijn zomaar een paar kanalen om met elkaar in contact te blijven. Maar ze kosten ook ontzettend veel tijd om bij te houden. Het is een veelgehoorde klacht de laatste tijd. Medewerkers zien door alle informatieprikkels vaak door de bomen het bos niet meer. Informatie wordt via verschillende kanalen op hun afgevoerd, maar door de enorme hoeveelheid munitie bereikt uiteindelijk geen een ‘kogel’ het doel. Gevolg is soms dat medewerkers bepaalde kanalen helemaal niet meer checken. Het geschakel tussen de verschillende kanalen is te tijdrovend én onoverzichtelijk. Niet alle informatie hoeft via de mail naar iedereen verstuurd te worden. Veel informatie kan prima op intranet geplaatst worden zodat de medewerker zelf kan bepalen wanneer die deze bekijkt. De ene boodschap is de andere niet. Een goede structuur in je informatieverstrekking zorgt ervoor dat medewerkers minder overprikkeld raken en meer gefocust zijn tijdens hun werkzaamheden.
Ken je Viva Connections?
Dit platform bundelt verschillende kanalen. Medewerkers kunnen zelf hun pagina samenstellen en kanalen als Yammer en e-mail in een pagina samenvoegen . Op die manier staat alle belangrijke informatie gebundeld op één platform. Dat geeft overzicht en rust in de informatieflow. Naast een platform als Viva Connections om informatie te bundelen kun je medewerkers ook helpen alle prikkels te managen door je interne communicatie goed te structureren.
Uiteraard zijn er nog veel meer mogelijkheden om je interne communicatie te verbeteren. Vanuit ons bureau helpen we andere organisaties graag om met de juiste inzet van communicatie de betrokkenheid en verbondenheid van medewerkers te vergroten. Wil je hier een keer met ons over praten onder het genot van een heerlijke kop koffie (thee mag natuurlijk ook) neem dan gerust contact met ons op!
Koffie drinken?
Wil je meer weten over omgaan met hybride werken en medewerkersbetrokkenheid of kan je wel wat hulp gebruiken? Neem dan contact op of kom een keer koffie drinken. We denken graag met je mee!
