Hé, adviseur interne communicatie. Zo pak jij je rol
‘Communicatie moet altijd bijdragen aan de doelen van een organisatie’, vertelt Lieke Heijnis, senior consultant bij Future Communication. ‘Door mijzelf te positioneren als communicatie-businesspartner, en niet als adviseur interne communicatie, is dit sneller duidelijk voor alle collega’s.’ Hoe pak je die rol van communicatie-businesspartner? Lieke geeft je vijf tips.
Meer weten15 november 2023
Eén – Luister goed en stel veel vragen
‘Er is geen one size fits all-aanpak bij interne communicatie. Als ik binnenstap bij een nieuwe opdrachtgever begin ik met luisteren en veel vragen stellen’, vertelt Lieke. ‘Hoe werken ze? Wat is er allemaal gebeurd in deze organisatie? Wat vindt wie belangrijk?’ De kennis die Lieke opdoet, gebruikt ze bij het bepalen van de communicatiedoelen en -aanpak. Zo zorgt ze ervoor dat deze aansluiten bij de organisatie en de doelgroepen.
Ze geeft een voorbeeld: ‘Ik was eens bij een organisatie die een nieuw computerprogramma wilde implementeren. De IT-afdeling van die organisatie had al een keer aan zo’n programma gewerkt. Zij communiceerden daar toen heel positief over. Toch ging het mis. Dus geloofde niemand meer in de positieve woorden van IT over het nieuwe computerprogramma. Dit is heel belangrijke informatie voor mijn communicatie-aanpak. In dit geval ben ik in gesprek gegaan met de medewerkers om te ontdekken wat zij nodig hadden om het vertrouwen weer terug te krijgen. Sommige collega’s wilden meer inzicht in de technische opbouw van het computerprogramma. Anderen wilden juist meer inzicht in wat het programma hen zou opleveren en vanaf wanneer.’
Twee – Bouw een goed netwerk op
Lieke werkt continu samen met collega’s van andere vakgebieden. Met wie ze werkt, verschilt per opdracht. Maar, ze werkt altijd met zogenaamde informele leiders. Uiteraard werkt ze ook veel samen met het managementteam. ‘Want ik kan mijn werk alleen doen, als ik in ook in die laag van de organisatie weet wat er speelt. Ik vind het niet meer dan logisch dat ik bij hen binnenloop en mij voorstel.’
Lieke zorgt er dus voor dat ze een goed netwerk opbouwt in een organisatie. Hiervoor heeft ze twee belangrijke redenen: ‘Enerzijds moet ik voor mijn werk weten wat er speelt in en rond de organisatie. Anderzijds wil ik dat meer en meer collega’s zich bewust zijn van de mogelijkheden van communicatie. Dit bereik ik door in mijn netwerk te blijven herhalen hoe communicatie bijdraagt én verder kan bijdragen aan de organisatiedoelen. In het beste geval deelt mijn netwerk dit weer met hun netwerk en bereik ik zoveel mogelijk collega’s.’
Drie – Wees een serieuze gesprekspartner
‘Ik stel me niet alleen uitvoerend op, als in u vraagt en wij draaien. Ik laat zien dat ik een serieuze gesprekspartner ben. Door de organisatiebelangen te kennen en te begrijpen. Of door aan te geven dat ik die wil leren kennen. En door mijn visie op, en kennis en ervaring over communicatie te delen.’ Als serieuze gesprekspartner is Lieke ook kritisch, want ze wil het beste voor de organisatie. Ze geeft een voorbeeld: ‘Een HR-directeur vroeg mij ooit een uitnodiging te sturen voor een sessie over werkgeluk. De sessie was verplicht, maar dit mocht ik niet letterlijk benoemen. Ik vroeg toen naar het doel en de doelgroep van de sessie. Welk gedrag wilde deze directeur zien na de sessie en bij wie? Ook vroeg ik wat het effect van verplichte aanwezigheid hierop is. En hoe het ‘niet letterlijk benoemen’ binnen de organisatiewaarden past.’
Vier – Soms is uitleggen beter dan overleggen
Lieke: ‘Als communicatie-businesspartner of communicatieadviseur ben jij de expert op het gebied van communicatie. Je hoeft niet over elke communicatie-uiting te overleggen met bijvoorbeeld het managementteam. Soms kan je beter iets doen en daarna uitleggen waarom je het hebt gedaan. In plaats van vooraf te overleggen en een soort toestemming te vragen. Want collega’s die géén communicatie-expert zijn, kan je beter meenemen als je de waarde van communicatie laat zien. Bijvoorbeeld door resultaten te delen.’
Lieke geeft een voorbeeld: ‘De middelste managementlagen in organisaties spelen een belangrijke rol in het doorvoeren van veranderingen. Wil je met hen in gesprek en vraag je het topmanagement om toestemming? Dan kan het topmanagement zenuwachtig worden over de mogelijke uitkomsten van die gesprekken. Zullen ze negatieve dingen gaan zeggen? Als je het topmanagement achteraf de resultaten van de gesprekken laat zien en hoe je dit hebt gekoppeld aan jouw communicatieaanpak, neem je ze makkelijker mee in je verhaal.’
Vijf – Werk in kleine stappen toe naar grote veranderingen
‘Mijn opdrachtgevers zijn vaak positief verrast over wat ik bijdraag. Dit komt omdat ik in kleine stappen toewerk naar duurzame veranderingen’, vertelt Lieke. ‘Als ik een organisatie leer kennen, zie ik vaak honderd dingen die ik zou willen veranderen. Omdat dat beter zou zijn voor de organisatie. Vaak heb je beperkte mogelijkheden. Ik vraag me dan af waarvoor ik verantwoordelijk wil en kan zijn. Het is ook goed om genoegen te nemen met kleine communicatieveranderingen. Zoals het creëren van meer interactie tijdens een organisatiebijeenkomst. Of managers die bewuster bezig zijn met hun communicatie. Want je kan niet alle organisatieveranderingen in één keer in gang zetten.’
Meer weten over Lieke haar werkwijze?
Wil jij meer weten over hoe je de rol van communicatie-businesspartner pakt? Of vind je het leuk om hierover te sparren? Neem dan contact op met Lieke. Ben je benieuwd voor welke opdrachtgevers Lieke werkt of heeft gewerkt? Bekijk dan haar LinkedIn-pagina.
