Dagboek van een starter: omgaan met prestatiedruk
Hoe ga je als startende consultant om met prestatiedruk in de consultancywereld? In dit dagboek deelt collega Tjitske Groenveld haar ervaringen van haar eerste jaar als junior communicatieconsultant bij Future Communication.
In gesprek?29 augustus 2023
Je kent het wel: het managen en waarmaken van vaak hoge verwachtingen, je snel aan moeten passen aan nieuwe organisaties, duidelijk je grenzen aangeven. Al deze dingen horen bij het consultancy vak maar kunnen ook factoren zijn die zorgen voor een verhoogde prestatiedruk. Hoe voorkom je deze prestatiedruk als consultant en hoe ga je om met druk die al te hoog is opgelopen? In dit blog deelt communicatieconsultant Tjitske Groenveld haar ervaringen en tips!
Druk voorkomen
Tip 1: Stel realistische verwachtingen voor jezelf én de opdrachtgever
Om realistische verwachtingen richting je opdrachtgever te managen is het belangrijk dat je eerst realistische verwachtingen naar jezelf toe hebt. Toen ik startte bij mijn eerste opdrachtgever was ik de vervanger van een collega met 10 jaar werkervaring. Mijn doel was om hem te evenaren, zodat de opdrachtgever geen verschil in de kwaliteit zou merken. Is dat realistisch voor een eerste opdracht? Nee. Toen ik dat erkende haalde dat meteen wat druk weg. Realistische doelstellingen en verwachtingen maken de kans veel groter dat je deze waar kan maken.
Bespreek bij de start van een opdracht goed de verwachtingen met de opdrachtgever. Wees hierbij eerlijk en realistisch welke zaken hij/zij van jou mag verwachten. Vind je dit lastig? Vraag eens advies aan een ervaren consultant of manager. Diens kennis en ervaring kunnen jou verder helpen om het gesprek met je opdrachtgever te voeren.
Tip 2: Grenzen stellen en soms nee zeggen
Uit enthousiasme zei ik altijd ja op alle leuke opdrachten en taken die mensen mij vroegen om uit te voeren. Op den duur kan dit zorgen voor opstapeling van te veel werkzaamheden of het uitvoeren van werkzaamheden die niet bij de functie horen. Durf kritisch te zijn op de vragen die je krijgt en nee te zeggen als iets niet haalbaar voor je is. Of als de werkzaamheden niet bij jouw opdracht of functietaken horen.
Neem vooral de tijd om een antwoord te geven. Je hoeft niet meteen ja of nee op een vraag te geven. Vertel de persoon dat je ernaar gaat kijken en je later bij hem of haar terugkomt. Zo geef je jezelf tijd om te bedenken wat je antwoord is en hoe je dit kan brengen zonder valse beloften te maken.
Grenzen stellen in 5 stappen
Is het moment daar dat jij grenzen aan moet geven en nee moet zeggen tegen je opdrachtgever? Dan kunnen de vijf stappen van Wim Smeenk (Artificium) je hierbij helpen:
Stap 1: aanzet geven
Kom snel ter zake en kondig het slechte nieuws aan.
Voorbeelden:
- “ik heb dit gesprek ingelast om het over opdracht X te hebben”
- “ik wil het graag met je hebben over …”.
Stap 2: de boodschap
Breng de boodschap kort en krachtig inclusief de gevolgen die erbij horen. Probeer begrip te wekken in de toon, maar blijf niet te lang bij de gevolgen stilstaan. Dat haalt de aandacht van de boodschap af.
Voorbeeld:
- “ik heb komende vrijdag een spoedoverleg bij een andere opdrachtgever en dat betekent dat ik niet bij het teamoverleg kan zijn”.
Stap 3: stilte
Vaak ben je geneigd om meteen door te gaan met een oplossing of een argument, maar las een korte stilte in. Dit geeft de ontvanger van de boodschap de mogelijkheid om de boodschap te verwerken waarna een reactie volgt. Heb respect voor deze reactie en wek begrip voor eventuele teleurstelling of frustratie.
Stap 4: noem feiten, redenen en motieven
Vertel de achtergrond als de ontvanger daar behoefte aan heeft. Wees vooral eerlijk en transparant en probeer de boodschap niet in te kleuren. Je hoeft je niet in te dekken of meermaals te excuseren.
Stap 5: denk mee over de toekomst
Kijk of je met de ontvanger tot een oplossing kan komen, maar neem hier niet de verantwoordelijkheid over. Je kan een suggestie inbrengen, maar laat de ontvanger de beslissing nemen. Vaak wil je met een oplossing voor die persoon komen, maar als jij die op dat moment niet hebt, dan is dat wat het is.
Voorbeeld:
- “ik zou een vervanger kunnen regelen die namens mij bij het teamoverleg is en die kan mijn punten inbrengen en een terugkoppeling voor mij schrijven”.
Tips voor opgebouwde spanning
Als de emmer dan toch is overgelopen, is het belangrijk om je te herpakken. Hierbij een aantal tips om de druk weer te laten zakken:
Tip 3: Analyseer energievreters en energiegevers
Wat kost jouw veel energie? En waar krijg jij juist energie van? Beschrijf op papier een dag van opstaan tot naar bed gaan en benoem daarin alle momenten zowel privé als werkgerelateerd die jou energie kosten of gaven. Kijk vervolgens of je energievreters kan beperken en energiegevers kan vergroten.
Tip 4: Ombuigen
Teken of schrijf de situatie waar je momenteel in zit uit. Probeer vervolgens afstand te nemen en ernaar te kijken alsof dit de situatie van iemand anders is. Wat denk je vervolgens? Zou jij die persoon iets verwijten? (waarschijnlijk niet) Wat zou jij die persoon adviseren?
Tip 5: Relativeren
Als ik een ‘foutje’ had gemaakt, kon ik hier lang over blijven piekeren met veel stress als gevolg. Nu stel ik mezelf altijd de vraag: is er een mens overboord? Wat is het ergste wat kan gebeuren? Door te relativeren zie je vaak in dat de consequenties meevallen.
Een methode om te relativeren is de cirkel van invloed van Stephen Covey. Het doel van de cirkel van invloed en de cirkel van betrokkenheid is dat je jezelf probeert aan te leren steeds meer bezig te zijn met datgene waar je wel invloed op hebt. Als zaken buiten jouw invloed liggen, kan je er ook geen effect op hebben en dit kan frustratie veroorzaken. Focus daarom op de zaken waar je wel invloed op hebt, en blijf niet te lang hangen in omstandigheden die jij niet kan veranderen.
Gezonde prestatiedruk
Onthoud goed dat prestatiedruk per definitie niet slecht is. Het zit in ons om te willen presteren. Als dat lukt, krijg je daar veel voldoening en motivatie van. Maar als je altijd de drang hebt om te willen presteren, is er sprake van overmatige prestatiedruk.
Tip 6: maak het bespreekbaar
Maak het onderwerp vooral bespreekbaar als je voelt dat je ten onder gaat aan de druk. Vaak is het probleem niet zo groot als het voelt en is de oplossing dichterbij dan je denkt.
In gesprek met ons?
Wil je een keer sparren met één van onze consultants over een moeilijke opdracht of iets waar je tegen aanloopt? We denken graag met je mee! Vul het contactformulier in of geef een belletje.
