Crisiscom­municatie bij Kinder­opvang de Bilt

“Vanaf morgen, 16 maart, tot en met 6 april gaan de kinderopvang en de scholen dicht, met uitzondering voor die kinderen van ouders in vitale beroepen.” Na deze woorden van minister Slob ging Kinderopvang de Bilt (KODB) al diezelfde avond voortvarend aan de slag om in verbinding te blijven met medewerkers, ouders en kinderen. Oud-collega Amy Krebber, voorheen consultant bij Future Communication, was toen net als interim communicatieadviseur bij KODB begonnen. Een hectische start, maar wel met een voordeel: tijdens een crisissituatie leer je een organisatie erg snel kennen. Ze deelt haar belangrijkste ervaringen tot nu toe.

Begin (of blijf…) binnen!

Toepasselijk in een tijd waarin we verzocht worden om zoveel mogelijk binnen te blijven, maar het cliché “begin binnen” blijft waar. Eerst intern de koppen bij elkaar steken, een crisisteam vormen en van hieruit de lijnen uitzetten. In overleg met gemeente De Bilt is er binnen twee dagen een noodlocatie geopend voor de opvang van kinderen met ouders in een cruciale beroepsgroep. Een knappe prestatie, maar tegelijkertijd geheel passend binnen de visie en waarden (verantwoordelijkheid en persoonlijke aandacht) van KODB. Het crisisteam van KODB had deze eerste periode elke dag (digitaal) overleg, wees een verantwoordelijke per vestiging aan voor de communicatie naar ouders en betrok medewerkers constant door middel van WhatsApp-groepen en e-mail.

Ruimte voor ander nieuws

En als de vooral praktische informatie gedeeld is, ontstaat er ook ruimte voor ander nieuws. Ouders en kinderen werden al snel overspoeld met leuke tips en activiteiten om thuis te doen. Kom daar als kleinschalige kinderopvang maar eens tussen. Onze gedachte: niet willen! Ook hier draait alles om persoonlijk contact. Samen met een aantal medewerkers heb ik de digitale middelen die Kinderopvang de Bilt gebruikt voor het contact met ouders en kinderen in kaart gebracht. Samen bepaalden we welke communicatiemiddelen we inzetten: het ouderportaal, Instagram en Facebook.

Verbinding

KODB kiest voor een strategie waarbij alles draait om verbinding met kinderen en ouders. Geen tips over tv-programma’s en spelletjes voor thuis, maar echt op afstand met elkaar blijven spreken, elkaar blijven volgen en ervaringen uitwisselen. Met als doel: nu, maar ook na verloop van tijd nog net zo vertrouwd zijn met elkaar als ervoor. Zo lanceerden we de Facebook-groep #doemeemetKODB, waar pedagogisch medewerkers via persoonlijke video’s een inkijkje geven in het thuiswerken. Kinderen worden hier onder andere digitaal voorgelezen, kunnen live vragen stellen, worden gebeld voor een praatje en alle jarigen ontvangen in deze periode een persoonlijk kaartje thuis.

Vooruit kijken

De ergste hectiek is voorbij en de eerste communicatieacties hebben we achter de rug. Maar dan? Het is een verademing voor mij, en met mij denk ik elke communicatieadviseur, dat Kinderopvang de Bilt steeds blijft nadenken over toekomstscenario’s: wat als er iemand ziek wordt op de noodlocatie? En wat als we na 6 april 2020 weer mogen opstarten? Deze scenario’s worden met elkaar besproken en uitgedacht. Ook voor mij geldt dat ik vooruit blijf kijken. Ik kwam Kinderopvang de Bilt eigenlijk helpen met arbeidsmarktcommunicatie, om nieuwe medewerkers aan te trekken. Daar gaan we straks weer volop mee aan de slag. Voor nu heb ik een team met superveel talent leren kennen en straks benut ik al deze talenten voor het vervolg van mijn opdracht.