Communicatie op de werkvloer verbeteren? Train interculturele competenties!
Of het nu gaat om een reorganisatie, het krijgen van een nieuwe collega, of het organiseren van een bouwproject in een bepaalde wijk van de stad, veranderingen hebben altijd met mensen te maken. Deze mensen zijn allemaal verschillend van elkaar in gevoel, gedachten en gedrag. Met als gevolg dat er soms misverstanden tussen mensen kunnen ontstaan. Wil jij ook de communicatie op de werkvloer verbeteren en misverstanden voorkomen? Dan is het handig om aan je interculturele competenties te werken. Maar hoe doe je dat? Oud-collega Kitty Fortman deelt haar tips.
Koffie drinken?24 januari 2023
Wat is interculturele communicatie?
Interculturele communicatie gaat over de communicatie tussen mensen met een verschillende cultuur,- en/of taalachtergrond. Maar wat houdt dat precies in? Dan is het eerst goed om het begrip ‘cultuur’ uit te leggen. Cultuur is het geheel van normen, waarden, tradities, gedragscodes etc. van een land, volk of groep. Cultuur is aangeleerd en vormt je referentiekader (hoe je iets waarneemt en welke betekenis je ergens aan geeft) samen met je opvoeding en je ervaringen in het leven. Het is zo diepgeworteld in ons bestaan én is zo verweven in onze taal, dat we er ons vaak niet eens bewust van zijn. Wat jij normaal vindt, kan voor een ander juist vreemd zijn. In Nederland vinden we het bijvoorbeeld normaal om vrij direct met elkaar te communiceren, terwijl er in Japan de voorkeur wordt gegeven aan indirecte en non-verbale communicatie.
Referentiekader en communicatie
Een referentiekader speelt ook een grote rol bij het communiceren met anderen. Je zendt een boodschap vanuit je eigen wereldbeeld naar een ontvanger. Iemand met hetzelfde referentiekader kan die boodschap makkelijker vertalen dan iemand met een totaal verschillend referentiekader. Zo betekent schudden met je hoofd ‘nee’ en knikken ‘ja’ in Nederland. In India is dit juist andersom. Wanneer je dus niet hetzelfde referentiekader hebt, kan dit voor misverstanden zorgen.
Betekent dit dat wanneer je beiden dezelfde taal spreekt en dezelfde cultuur deelt er nooit miscommunicatie kan ontstaan? Nee. Iedereen heeft namelijk een uniek referentiekader en daarom is het toepassen van interculturele competenties waardevol in iedere interactie.
5 tips om je interculturele communicatievaardigheden te verbeteren
Hoe train je je interculturele competenties? Het begint allemaal bij bewustwording. Zolang je je niet bewust bent van je eigen referentiekader, kun je je ook niet verplaatsen in een ander. Waar interculturele communicatie in de kern om gaat is het overbruggen van verschillen en je gedrag aanpassen aan verschillende situaties, zonder daarbij je eigen persoonlijkheid te verliezen. Houd daarbij ook goed in je achterhoofd dat je mensen uit een bepaalde cultuur niet kunt generaliseren (dit heet essentialisme). Verzink dus niet in stereotypen. We communiceren altijd met een individu, niet met een cultuur.
1. Verbeter je culturele zelfkennis
Bewustwording is de eerste stap richting het krijgen van interculturele competenties. Ga bij jezelf na welke overtuigingen je hebt, hoe je je gedraagt en waar dat vandaan komt. Zo ontdek je dat iets wat voor jou vanzelfsprekend is, voor iemand anders misschien niet zo is. Dit heet cultuursensitiviteit. Vergeet ook hierbij niet je non-verbale communicatie. Ook lichaamstaal en gebaren kunnen van elkaar verschillen en iets overbrengen tijdens een gesprek.
Voorbeeld
Je staat in de pauze bij het koffieapparaat. Je nieuwe collega komt bij je staan om een praatje met je te maken. Je merkt al snel op dat zij iets te dicht bij je staat waardoor je je ongemakkelijk begint te voelen. Je vindt het raar dat zij geen rekening houdt met je persoonlijke ruimte en je ergert je aan haar.
Denk eens anders: In plaats van je ergens aan te ergeren kun je nagaan waarom je dit raar vindt. Je weet dat jij het normaal vindt om ten minste een halve meter afstand te houden tijdens een gesprek, maar geldt dat ook voor haar? Persoonlijke afstand verschilt sterk per cultuur en persoon. Het hoeft dus niet raar te zijn dat zij wat dichterbij staat dan je normaal gewend bent. Door in deze situatie je af te vragen wat jij normaal vindt en na te gaan of dat ook voor een ander zo geldt, zet je de eerste stap in de goede richting.
2. Bekijk situaties vanuit verschillende perspectieven
Wanneer je je bewust bent van je eigen referentiekader, verplaats je je makkelijker in het kader van een ander. Bekijk situaties met verschillende ‘culturele brillen’ en wees je bewust van je eigen interpretaties van bepaalde situaties. Het is belangrijk dat je daarbij niet oordeelt over een ander. Creëer een open en nieuwsgierige houding en sta open om te leren van de ander en van elkaar, want verschillend zijn is niet iets negatiefs.
Voorbeeld: Je werkt voor de gemeente en bent onderdeel van een participatietraject om verschillende wijken in de stad van het gas af te halen. Jij bent verantwoordelijk voor de communicatie en werkt met diverse doelgroepen waar er een focus ligt op het bereiken van mensen met een migratieachtergrond. Je hebt alle communicatiemiddelen haarfijn voorbereid met de focus op de doelgroepen informeren.
Toch kom je erachter dat je communicatie niet effectief werkt en je stuit op weerstand. Wat blijkt? Mensen hebben andere informatie en kennis nodig dan je dacht. Namelijk, informatie met aandacht en respect voor cultuuraspecten. De doelgroep had namelijk zorgen over of eten wel lekker smaakt wanneer je elektrisch kookt en wat te doen nu de tajine niet op de kookplaat kan. Probeer dus de situatie door een andere culturele bril te bekijken om je communicatie beter te laten aansluiten bij een doelgroep.
3. Zoek naar gemeenschappelijkheden
Merk je soms dat een gesprek soepeler verloopt wanneer je het hebt over een onderwerp dat jullie beiden interesseert? Het zoeken naar gemeenschappelijkheden is een manier om verschillen te overbruggen tussen jou en je gesprekspartner. Er is namelijk altijd wel iets dat jullie gemeen hebben, denk aan een liefde voor dezelfde sport of hobby. Het gaat verder dan ergens dezelfde mening over hebben. Het zijn dingen waar je over mee kan praten, verhalen die we vertellen en ervaringen waar we ons mee kunnen identificeren. Door overeenkomsten groei je sneller naar elkaar toe en creëer je een gemeenschappelijke identiteit. Dit zorgt ervoor dat je makkelijker een probleem met elkaar oplost doordat je een gemeenschappelijke basis hebt. Probeer dus tijdens vergaderingen of zakelijke bijeenkomsten de ander te leren kennen door interesse te tonen en vragen te stellen!
4. Vraag om feedback
We kunnen elkaars gedachten niet lezen (gelukkig maar) om volledig op de ongeschreven regels van de ander te kunnen anticiperen. Daarom is het niet erg om feedback te vragen. Het gaat tenslotte om het maken van verbinding en wederzijds begrip. Zo laat je zien dat je betrokken bent en kan je door het stellen van open vragen achter het denkbeeld van de ander komen.
Voorbeeld
Je start met een nieuw project waar je nauw gaat samenwerken met een projectleider. Stel vragen zoals:
- Zou je mij kunnen vertellen hoe je het liefst feedback wilt geven en ontvangen?
- Als we kritische feedback voor elkaar hebben, hoe wil je dat we dit met elkaar delen?
- Welke aspecten denk jij dat er belangrijk zijn voor in de communicatie en samenwerking?
- Voor het geval er verschillen zijn in onze normen: is er iets waarvan je denkt dat ik moet weten over je werkstijl, verwachtingen of voorkeuren?
5. Investeer als organisatie in een training
Werkt jouw organisatie in een internationale context? Of merk je dat jouw organisatie niet goed omgaat met diversiteit? Dan kan het helpen om samen een training te volgen. Denk aan een unconscious bias training als HR en recruitment of aan een training interculturele communicatie.
Kortom, leer over je eigen culturele gebruiken, verplaats je in een ander en wees open en nieuwsgierig. Zo groei je naar je gesprekspartner toe en train je je interculturele competenties!
Koffie of thee drinken?
Wil je meer weten over interculturele communicatie? Neem dan contact op of kom een keer langs. We denken graag met je mee!