« Naar het blogoverzicht

Welkom in de Week van de digitale samenwerking

Digitaal samenwerken is het ‘nieuwe normaal’. Maar hoe normaal is dit? Kunnen we zonder de dagelijkse roddels bij het kopieerapparaat? Zonder fysieke overleggen en brainstorms? Hoe werken al die hippe online tools en hoe zorg je dat je collega’s ze gaan gebruiken?

Deze vragen houden de wereld, en zeker ook de consultants van Future Communication, op dit moment bezig. We begeleiden diverse organisaties bij de interne communicatie rond deze enorme verandering in de werkomgeving. Hoog tijd om de kennis die wij in huis hebben, en razendsnel opdeden, te delen.

De week van 15 tot en met 19 juni is daarom door Future Communication uitgeroepen tot ‘Week van de digitale samenwerking’. Onder het motto #allemaaldigitaal spijkeren wij elkaar intern bij tijdens online sessies en extern delen we dagelijks inspirerende content met ervaringen, valkuilen, tips en tricks om digitaal samenwerken zo soepel mogelijk te laten verlopen.

6 tips van onze consultants

We starten de week met een paar tips van onze collega’s om tijdens het thuiswerken verbonden te blijven met collega’s en samenwerkingspartners:

1. Martijn: vergeet het kletspraatje niet
Vergeet niet om ook even een kletspraatje te maken voor en/of na je online meeting. Deze informele momenten zijn al schaars genoeg. Ik weet dat het tegen de online etiquette is, maar soms is het ook prima als iedereen nog even koffie regelt en bijpraat aan het begin van de meeting. Of laat tegen de spelregels in wel even allemaal die microfoon open, juist in die ruis ontstaat verbinding.

2. Lieke: plan een koffiemoment in
Met ons team van zeven personen hebben we elke ochtend een koffiemomentje (8.30-8.45u) gepland staan in Microsoft Teams als terugkerend vergaderitem. Voor wie zin heeft om even bij te kletsen. Als je online bent in Teams zie je dan ‘Lieke heeft het koffiemomentje geopend’ als ik als eerste die ‘vergadering’ open. Je sluit dan makkelijk aan.

3. Geertje: bel gewoon even
Laat alle hippe tools eens links liggen en bel een (nieuwe) collega gewoon even. Een korte vraag kan via de chat of de mail maar als het telefonisch gebeurt, heb je meteen een (voorstel)gesprekje.

4. Rosanne: organiseer leuke activiteiten
Organiseer leuke sociale momenten met je collega’s, zoals een koffiemomentje, een pubquiz of een borrel. Zo spreek je je collega’s, zonder dat het altijd over werk hoeft te gaan. Ook teamuitjes kun je online organiseren! Laat bijvoorbeeld een bbq-pakket bezorgen bij je collega’s. Doe een schort aan, pak je bbq-tools erbij en open de online meeting.

5. Len: laat je huiskamer zien
Wat leuk is aan het videobellen, is dat je een kijkje krijgt in de leefomgeving van je collega’s. Zo leer je ze weer wat beter kennen. Kies dus niet voor een strand op de Bahama’s als achtergrond, maar laat je eigen huiskamer zien. Maakt niet uit als het niet helemaal opgeruimd is. De steelstofzuiger die bij mij pontificaal in beeld stond was in ieder geval aanleiding voor een leuke demonstratie en promopraatje.

6. Rianne: zorg voor structuur
Zorg voor regelmaat en structuur. Iedereen heeft genoeg te regelen en organiseren in deze gekke tijd, zowel privé als zakelijk. Ik heb gemerkt dat het een team ten goede komt als meetings of bijpraatmomenten zoveel mogelijk op dezelfde tijd en dag gepland worden. Ad-hoc acties vragen om veel aanpassingen en leiden tot ‘niet aanwezig kunnen zijn’ of extra werkdruk, omdat er opnieuw georganiseerd moet worden. Dus plan met je team tijdig en structureel meetings en/of bijpraatmomenten in.

Houd onze website en Twitter– en LinkedInpagina in de gaten om ook de rest van de week inspirerende content te ontvangen om #allemaaldigitaal te worden en blijven.

Hulp nodig bij digitaal samenwerken in jouw organisatie? Neem contact met ons op!