« Naar het blogoverzicht

Vijf tips voor een goed video-overleg

We vergaderen allemaal al maanden via tools als Zoom, Teams, Meet of een van de zovele andere online vergadermiddelen. Bij de start van de coronacrisis trapten we allemaal in de valkuil van een dag vol met eindeloze video-overleggen, van de ene meteen door naar de andere. En we zijn nog niet van deze manier van overleggen af. Misschien wordt het ook wel onderdeel van een hybride werkdag: deels op kantoor en deels thuiswerken. In deze blog focus ik me op de online vergadering, met tips om die zo prettig en soepel mogelijk te laten verlopen.

1. Werk met een organisator/voorzitter

Ik heb gemerkt dat een (online) vergadering het soepelst verloopt als er een aangewezen organisator of voorzitter is tijdens de call. Deze persoon houdt de tijd in de gaten, zorgt dat iedereen de ruimte krijgt om zijn/haar punt in te brengen of te reageren. Is er een chatfunctie en ben je met veel mensen in de call (overigens geen aanrader)? Dan is het handig om iemand anders te vragen om de chat in de gaten te houden. Zo kan de organisator zich op het gesprek focussen en kan de chatmoderator vragen in de chat beantwoorden of indien mogelijk in het overleg inbrengen.

2. Maak een agenda

Zoals voor ieder overleg eigenlijk geldt: maak een agenda van de punten die je wilt bespreken tijdens het overleg. Ook als je maar een paar punten te bespreken hebt. Dit geeft de persoon die het overleg voorzit houvast en je kunt inschatten of je het gaat redden in de tijd die je hebt gereserveerd. Denk ook na over de volgorde van de onderwerpen. Het lijkt een open deur, maar toch merk ik dat tijdens een call een belangrijk punt niet besproken wordt vanwege tijdgebrek. Bespreek dus de belangrijkste punten eerst. Punten die mogelijk kunnen wachten tot een volgend overleg plan ik dan meer aan het einde van de agenda.

Het wil nog wel eens voorkomen dat een punt om meer tijd vraagt dan ik van tevoren had bedacht. Ik bedenk dan of dat punt in het overleg van dat moment afgerond moet worden. Als dat het geval is, benoem ik dat en schuift de rest door naar een volgend overleg (plan dat dan wel zo snel mogelijk). En als andere punten ook niet kunnen wachten? Dan parkeer ik het punt dat meer tijd kost en plan ik op heel korte termijn een overleg voor alleen dat agendapunt. Wat ik ook altijd belangrijk vind, is het overleg ook echt afronden. Op de agenda staat dus ook actiepunten/besluiten. Zo blijven acties niet zweven en eindeloos zonder eigenaar terugkomen.

3. Zorg voor het persoonlijke contact

Het is niet nieuw om bij de start van het overleg eerst even persoonlijk contact te maken. Dat wordt ook wel ‘inchecken’ bij een vergadering genoemd. Als organisator vraag ik aan het begin van de vergadering hoe het met iedereen is. Ook bij een digitale vergadering is het van belang om deze vraag te stellen. Het kan zijn dat de thuissituatie niet ideaal is. Zeker als we met de kinderen tegelijk thuis aan het werk zijn. Soms wil de thuissituatie gewoon niet meewerken. Dan is het fijn als deze vraag gesteld wordt en je de keuze krijgt om het overleg even over te slaan. Of je bijvoorbeeld te beperken tot het luisteren waar mogelijk, maar geen actieve bijdrage te leveren. Het is dan handig als je dit vooraf al aankondigt en niet wacht tot in de vergadering, maar soms is het ook gewoon wat het is en overkomt het je op dat moment.

4. Ga staan!

Voor gewone vergaderingen is dit al een bekende tip. Maar hij is net zo goed toe te passen bij een video-overleg. Sommige mensen hebben de luxe van een verstelbaar bureau of wellicht een officieel hulpmiddel dat je op een gewone tafel zet om je werkplek te verhogen. Heb je dit niet? Gebruik stapels boeken, een boodschappenkratje of een combinatie hiervan. Staand overleggen zorgt vaak voor productievere en vlottere overleggen. We zitten nu al veel te veel thuis achter de laptop, dus hup in de benen en lekker staan. Júíst bij een video-overleg.

5. Focus

Deze sluit aan op het inchecken: zorg dat je er ook écht bij bent tijdens de call. Zorg ervoor dat je zo min mogelijk afleiding om je heen hebt. Gebruik bijvoorbeeld een koptelefoon als dat helpt voor focus. Ik zie nog vaak overleggen waarbij er mensen ingelogd zijn, maar hun camera uit hebben staan. Voor alle anderen in de vergadering is het dan de vraag of je er ook ‘echt’ bent. Soms kun je er door bijvoorbeeld het thuisonderwijs even niet echt bij zijn, maak dan ook de afweging wat prioriteit heeft. Zijn dat de kinderen? Prima. Log dan niet in.

Als je er wel bent, doe dan ook echt mee. Dat maakt het overleggen voor iedereen het prettigst. Niets zo vervelend om tegen initialen van mensen te moeten praten, maar geen reactie te kunnen zien. Zorg ook dat je verder niet afgeleid wordt, dus geen mails gaan beantwoorden of whatsappen. Als je dat aan het doen bent, kun je je afvragen hoe nuttig je aanwezigheid bij het overleg is en of het overleg nodig is. Komt dit vaker voor? Bespreek dit met elkaar. Misschien kan de frequentie van het overleg wat minder hoog. Kan de agenda beter of is het overleg gewoon niet nodig. Het is altijd goed om kritisch te blijven of een overleg iets bijdraagt aan jouw werk, werk van anderen en de organisatie. Bespreek dit dan in… een overleg.

Op 8 april geven we een webinar online presenteren. Aanmelden kan via onderstaande knop.