« Naar het blogoverzicht

Omgevingswet: Factor C methode handig bij implementatie

Nederland kent vele wetten en regels op het gebied van leefomgeving. Denk maar eens aan milieu, bouwen, water, ruimtelijke ordening en natuur. De overheid wil deze regels vereenvoudigen en samenvoegen. Daarom introduceert zij per 1 januari 2022 de Omgevingswet: één wet die 26 bestaande wetten bundelt. Dit maakt het geheel niet alleen overzichtelijker, maar zeker ook transparanter. Één van de belangrijkste pijlers van de nieuwe wet is participatie.

(Digitale) participatie

Naast het feit dat de Omgevingswet zorgt voor betere en snellere besluitvorming, een samenhangende aanpak én lokaal maatwerk, springt het thema ‘participatie’ met kop en schouders boven alle veranderingen uit. Maar wat is participatie? Bij het vaststellen van omgevingsvisies, plannen, projecten en activiteiten zullen belanghebbenden in een vroegtijdig stadium betrokken gaan worden bij de besluitvorming. Dit kan variëren van informeren tot meebeslissen. Het idee hierachter is om met elkaar tot betere ideeën te komen, tot creatievere oplossingen te komen en om de belangen van betrokkenen helder te krijgen.

Van een uitdaging een kans maken

Alle gemeentes in Nederland zijn op dit moment bezig met de organisatorische verandering die de wet met zich meebrengt. Sommige nemen het voortouw, andere gemeentes hebben een meer afwachtende houding. Dit neemt niet weg dat in heel 2021 implementatie hoog op de agenda staat. Daar ligt direct een kans voor communicatie, want als burgers, bedrijven, andere overheden én belanghebbenden betrokken dienen te worden in de besluitvorming, moet je wel weten wié deze groepen en individuen zijn, hoe zij aankijken tegen de invoering van de nieuwe wet en hoe je hen het beste kunt bereiken. De Factor C methodiek leent zich goed bij de uitwerking van dit vraagstuk.

Factor C in 7 stappen

Met de Factor C methode kom je stapsgewijs tot een communicatiestrategie. De methode is ontwikkeld door de overheid en helpt communicatieadviseurs om strategisch én gestructureerd aan de slag te gaan met omgevingscommunicatie. De methode is hiermee zeer geschikt om te helpen bij de communicatie rondom de implementatie van de Omgevingswet.

1. Formuleer het doel
In deze eerste fase beschrijf je de situatie. Denk hierbij aan de aanleiding, de context, de doelstellingen en fases. Dit alles beschrijf je vanuit het perspectief van de organisatie. In dit geval dus de gemeente die de Omgevingswet gaan uitrollen. Vergeet hier ook niet eventuele deadlines te vermelden.

2. Voer een stakeholderanalyse uit
Met een stakeholderanalyse kun je gemakkelijk en snel alle stakeholders van jouw gemeente in kaart brengen. Maar hoe pak je zoiets aan? Nodig maximaal 4 collega’s uit verschillende lagen van de organisatie uit voor een stakeholderworkshop. Bijvoorbeeld een beleidsmedewerker ruimtelijke ordening, wijkcoördinator of juridisch medewerker fysiek domein. Bespreek met elkaar welke stakeholders te maken krijgen met de Omgevingswet (nu en in de toekomst). Vergeet intern niet mee te nemen in deze analyse.

3. Maak een krachtenveld
Voer per stakeholdergroep een deepdive uit. Wat is hun houding t.o.v. de wet, hoe groot is de impact/macht van de stakeholder en welke belangen en issues spelen er op dit moment? Op deze manier kun je alle stakeholders identificeren, zodat je ze tijdig en juist kunt informeren en betrekken.

4. Bepaal heldere kernboodschappen voor de belangrijkste doelgroepen
Een kernboodschap vertelt de essentie van het verhaal. Het is de rode draad die je in al de gemeentelijke communicatie gebruikt en slaat een brug tussen de gemeente en de doelgroep. Mijn collega Marina geeft in deze blog allerlei tips om een goede kernboodschap te schrijven: Wil jij even de kernboodschap schrijven?

5. Kies geschikte communicatiemiddelen
De keuze voor communicatiemiddelen hangt helemaal af van je doelgroep. Een leuk voorbeeld ben ik tegengekomen bij mijn opdracht voor Gemeente Landgraaf, waar relatief veel inwoners geen gebruik maken van internet. Wél kijkt deze groep regelmatig naar de lokale omroep. Om inwoners te informeren over de Omgevingswet en de bijbehorende burgerparticipatie wordt een diverse communicatiemix ontwikkeld, zodat niemand buiten de boot valt. Zorg in deze stap ook dat je het budget inzichtelijk hebt. De ontwikkeling van een email nieuwsbrief kost nu eenmaal minder dan een reclame op televisie.

6. Maak een communicatieplanning / contentkalender
Speel met je boodschap slim in op de actualiteit. Heeft de gemeente bepaalde mijlpalen bereikt? Een mooi moment om dit met de buitenwereld te delen. Let hierbij wel op dat jouw boodschap aansluit bij de beoogde doelgroep. De ingangsdatum van de Omgevingswet is bekend. Met een contentkalender kun je gemakkelijk de te delen boodschappen inplannen in de maanden voorafgaand aan de implementatie. Zo houd je het overzicht en kun je tevens in de gaten houden wie welke boodschap wanneer ontvangt. Zo voorkom je niet alleen een informatie overload, maar ook (en misschien zelfs wel erger) dat je bepaalde groepen ‘vergeet’.

7. Verdeel de taken in het communicatieteam
Deze laatste stap gaat over verantwoordelijkheden. Bij wie beleg je welke zaken? Denk hierbij aan de ontwikkeling van promotiemateriaal, zoals video’s, flyers en infographics, het organiseren van (online) evenementen en het online plaatsen van content.

Bonus tip.
De Omgevingswet wordt in fases ontwikkeld. Zo is de implementatie van de wet gepland op 1 januari 2022, maar hoeft de omgevingsvisie en het omgevingsplan pas jaren later klaar te zijn. Deze stapsgewijze invoering vraagt om wendbaarheid. Houd in je stakeholderanalyse, communicatiestrategie en planning ruimte voor deze veranderende omstandigheden.

Marike Peeters is communicatie consultant bij Future Communication. Wil je meer weten over de Factor C methode, ben je benieuwd naar meer tips rondom de Omgevingswet of kun je wel wat hulp gebruiken? Laat het ons weten!

Leesvoer

Handreiking ‘De essentiële rol van communicatieadviseurs bij de invoering van de Omgevingswet’ 
Strategisch aan de slag met communicatie: Factor C