« Naar het blogoverzicht

E-mailloze vrijdag. Het kan, echt.

Afgelopen vrijdag was het de laatste vrijdag van november. Deze dag is uitgeroepen tot ‘e-mailloze vrijdag’. Een hele dag werken, zonder gebruik te maken van je mailbox. In deze tijd, waarin we ongeveer allemaal thuiswerken, is dat eigenlijk niet denkbaar. Of toch? Ik denk van wel. Maar we moeten beter digitaal samenwerken.

Gedrag en technologie zijn key

Een van mijn voorgaande werkgevers probeerde de hardnekkige mailcultuur aan banden te leggen en lanceerde de campagne ‘Zero e-mail’. Het klonk natuurlijk fantastisch: werken zonder elke keer een pop-up scherm bij iedere nieuwe e-mail. Geen stress meer van steeds oplopende mailboxen. Minder frustraties wanneer iemand niet direct een e-mail beantwoordde. Het bleek helaas niet zo eenvoudig als gedacht.

Aan de ene kant beschikten we toen niet over de technologische middelen om digitaal samen te werken, zoals we dat nu doen met bijvoorbeeld Microsoft Teams. En aan de andere kant zag eigenlijk niemand destijds goed in hoe je je werk uit moest voeren zonder een overvolle mailbox. Sommige collega’s zochten naar alternatieven om het e-mailen te omzeilen, maar andere collega’s verzonden nog steeds evenveel of zelfs meer e-mails en paste hun gedrag niet aan. En daar gaat het veelal mis.

Beter digitaal samenwerken in 3 fasen

Het thuiswerken dwingt ons om meer en beter digitaal samen te werken via alle nieuwe en doorontwikkelde technologie. En deze ontwikkeling zorgt ervoor dat we ons emailverkeer minimaliseren. Zelf werk ik bijna uitsluitend via Microsoft Teams en laat ik mijn mailbox zoveel mogelijk voor wat het is. De functionaliteiten in Teams zorgen ervoor dat je zelf bepaalt wanneer je je informatie tot je neemt. Via de chatfunctie en door videobellen blijf je met je teamleden in contact, je werkt samen aan documenten en deelt notulen. Alles gaat via het samenwerkplatform waardoor je mailbox minder snel vol raakt. Uiteraard duurt het even om zo te kunnen werken. Daarbij ondervond ik dat je samen met je (project)team een drietal fasen doorloopt, voordat je ook werkelijk digitaal samenwerkt en de mailbox geen onderdeel meer uitmaakt van het werkproces:

Fase 1: Leer de technologie kennen

Het begint met kennis opdoen van de nieuwe technologie. Hoe werkt het? Wat kan ik ermee? Wat zijn de voordelen? Pas als je goed snapt hoe de technologie in elkaar steekt en welke functionaliteiten het biedt, krijg je inzicht in hoe de technologie je kan helpen in je dagelijkse werkzaamheden. Hiervoor is een training nodig of een goede online instructie. Maar hoe en wanneer werken deze functionaliteiten dan het beste voor jou en je team? Daarmee ga je aan de slag in de volgende fase.

Fase 2: Nieuw gedrag en werkwijze afspreken

Om de nieuwe technologie ook echt onderdeel te maken van je dagelijkse werkzaamheden, is het noodzakelijk dat je samen het gewenste gedag vorm geeft. Bepaal bijvoorbeeld met elkaar:

– Hoe je vergaderingen voert
– Hoe je contact houdt
– Op welke manier je documenten deelt en waar je dat doet
– Of je een notificatie aan zet of juist niet
– Of iedereen op een chatbericht mag reageren, of gelden er andere regels?

Wanneer je samen het nieuwe gedrag bepaalt en hier heldere afspraken over maakt, is de kans groter dat alle teamleden hun gedrag gaan aanpassen. Spreek dus ook goed af hoe je elkaar wijst op het juiste gedrag. Leg de afspraken vast, geef ze een centrale plek op de samenwerkomgeving en evalueer van tijd tot tijd samen de werkwijze.

Fase 3: Oude gewoonten loslaten

De moeilijkste stap is om oude gewoonten los te laten en nieuw gedrag aan te leren of tot een gewoonte te maken. E-mailen is voor de meest mensen zo’n gewoonte geworden, dat het enorm moeilijk is om dat niet meer te doen. ‘Ja ik mail het je wel even!’ Hoe vaak zeg je dat tegen je collega’s? Waarschijnlijk heel vaak. Het kost dus tijd om oude gewoonten te laten gaan. Bepaal stapje voor stapje met je team welke oude gewoonte je los laat en met welk nieuw gedrag je een tijdje oefent. Als dat goed gaat ga je door met het verder afbouwen van oude gewoonten en maak je steeds meer plaats voor de gewenste situatie, waarbij je volledig digitaal samenwerkt, zonder e-mails uit te wisselen met je teamleden. Het kan dus echt, een e-mailloze vrijdag.