« Naar het blogoverzicht

Annuleren of uitstellen: checklist voor evenement tijdens de nieuwe coronamaatregelen

De nieuwe coronamaatregelen van het kabinet verbieden onder andere een samenscholing van meer dan drie mensen tot 28 april. De enige maatregel waarvan we nu al weten dat die tot 1 juni geldt, is bedoeld voor grotere bijeenkomsten: alle evenementen die planbaar en vergunningsplichtig zijn, worden tot die tijd verboden.

Annuleren of uitstellen: als de kogel eenmaal door de kerk is, licht je natuurlijk als eerste je team in. Maar wat daarna? Voor wie even door de bomen het bos niet meer ziet, hebben we een handige checklist gemaakt. Want net als bij het regelen van een evenement, komt ook bij het annuleren of uitstellen daarvan een hoop kijken. Print hem uit en hang hem op je deur. Kun je lekker afvinken.

Klik hier voor de printbare pdf-versie van het checklist.

1. Inventariseer al je stakeholders

Wie zijn er allemaal direct of indirect betrokken bij je evenement? Het is handig om hiervan een overzicht te maken in Excel. Denk aan leveranciers, klanten, sponsoren, partners, maar ook je eigen marketing- en communicatieafdeling.

2. Bedenk en beschrijf per stakeholder welke informatie zij willen hebben

Deelnemers willen waarschijnlijk weten tot wanneer je event wordt uitgesteld en wat zij moeten doen als ze die datum niet kunnen. In het geval van een annulering van het event willen ze weten of, op welke manier en wanneer zij hun geld terugkrijgen. Voor leveranciers geldt hetzelfde. Formuleer één heldere kernboodschap en specificeer deze daarna per stakeholder (zie hiervoor ook punt 6). Het is niet erg als je nog niet overal een antwoord op hebt. Zorg dat je in ieder geval een antwoord hebt op de volgende vragen:

  • Waarom gaat het niet door?
  • Bij uitstellen: wanneer gaat het wel door?
  • Krijg ik geld terug of komt er een andere vergoeding?
  • Welke handeling wordt er van mij verwacht?
  • Wanneer hoor ik hier meer over?

3. Check je verzekeringen en verzamel informatie

Doe dit voordat je berichten gaat versturen, zodat je belangrijke informatie meteen kunt communiceren naar je partners. Inventariseer zoveel mogelijk van de eventuele vragen die je hebt opgeschreven bij je stakeholders. Probeer op voorhand een groot deel van de vragen voor te zijn.

4. Kies je communicatiekanalen

Hebben je gasten zich aangemeld via een e-mailadres? Dan is het logisch om ze ook op die manier te benaderen. Moet je je evenement op korte termijn afgelasten? Dan is bellen beter. Vooral een jong publiek kun je naast door te mailen ook snel bereiken via Facebook en Instagram. Voor een zakelijk evenement kun je een extra bericht plaatsen op LinkedIn. Doe dit vooral wanneer je je evenement minder dan 24 uur van te voren moet afgelasten en je verschillende media nodig hebt om je gasten op tijd te bereiken.

5. Communiceer altijd met al je stakeholders

Ga er niet van uit dat stakeholder jou wel weten te vinden. Mensen willen persoonlijk van je horen dat het evenement niet doorgaat, ondanks wat er in het nieuws gebeurt. Begin altijd met de eventbedrijven die de grootste rol spelen: locatie, catering en bureaus.

6. Hou de boodschap kort en krachtig

Beantwoord de vragen die je bij punt twee hebt opgeschreven. Communiceer wat je nu al weet en geef aan wanneer je de overige zaken wél weet. Om je op weg te helpen hebben wij een sjabloon voor je opgesteld. Toch liever zelf schrijven? Noem dat er later die week een mailing zal verschijnen met extra informatie en een verwijzing naar een FAQ-pagina. Nog beter is om een telefoonnummer in te richten waar je stakeholders en deelnemers naar kunnen bellen als ze vragen hebben.

7. Zet je marketingactiviteiten uit en sluit de aanmeldingen

Als het goed is was de marketingafdeling al op de hoogte over de nieuwe ontwikkelingen, omdat ze bij je stakeholders staan. Het is natuurlijk niet handig als er nog steeds aanmeldingen binnenkomen voor een gecanceld evenement. Daarnaast is het geld weggooien om je marketingcampagnes (die vaak betaald zijn) gewoon door te laten draaien. Zet deze dus zo snel mogelijk stop. Heb je een eventkalender? Vergeet ook die niet bij te werken.

8 Maak een FAQ-pagina

Op deze plek beantwoord je de meestgestelde vragen. Plaats deze op je website en communiceer het bestaan ervan via je communicatiekanalen.

9 Stop niet met communiceren

Neem je (teleurgestelde) deelnemers en andere stakeholders zo snel mogelijk mee naar een vrolijkere toekomst: wanneer en waar wordt het evenement ingehaald? Zet de marketing van dit evenement in alsof het een nieuw event is en ga er niet direct van uit dat je het oude event met slechts een mailtje nieuw leven in kunt blazen. Je zult je communicatietraject opnieuw moeten ingaan. Maar als je contact blijft houden met alle betrokkenen en de band warm houdt, zal dit soepeler gaan.

Heel veel succes met het annuleren of verzetten van je evenement. Heb je hier hulp bij nodig, of ben je op zoek naar communicatieadvies omtrent de coronacrisis? Neem dan contact op met ons voor een gratis adviesgesprek. Dan kijken wij hoe we je het beste kunnen helpen.