Waar wij goed in zijn

Kernwoorden case

digitale participatie event

Online participatiebijeenkomst voor onoverzichtelijke verkeerssituatie Zaandijk

Vlakbij station Zaandijk Zaanse Schans is de verkeerssituatie onoverzichtelijk en onveilig. De Guisweg kruist het spoor én de Provinciale weg N203 wat zorgt voor een waar knelpunt. Niet alleen zorgt het grote aantal treinen voor lange wachttijden voor fietsers en automobilisten, ook is de ruimtelijke kwaliteit rondom het station matig. En dat is jammer, gezien Zaandijk de potentie heeft om uit te groeien tot een aantrekkelijk woon-, recreatie- en reisgebied. Hoog tijd om deze kruising opnieuw in te richten!

Vraag

De Vervoerregio Amsterdam schakelde de hulp van Future Communication in voor de organisatie van een online bijeenkomst voor de omgeving. Tijdens de bijeenkomst presenteerde de Vervoerregio twee mogelijke oplossingen voor de kruising. Aangezien het voor de omwonenden hun dagelijkse auto- of fietsroute betreft, moeten we rekening houden met hoge betrokkenheid.

Aanpak

Sabine de Brouwer was namens Future Communication als communicatieadviseur betrokken bij het project: “Ik ben, samen met het team, begonnen bij de ontwikkeling van het programma. Aangezien we best veel (complexe) informatie in korte tijd moeten overbrengen, hebben we animatievideo’s laten maken van de twee mogelijke oplossingen van de kruising.

Daarnaast was het denkbaar dat de gepresenteerde oplossingen emotie kon oproepen bij de omgeving, omdat bijvoorbeeld een tennisvereniging geheel zou kunnen verdwijnen. Daarom calculeerden we ook veel ruimte in voor het beantwoorden van binnenkomende vragen.

Daarna was de keuze voor het best passende online platform aan de beurt. Door het aantal verwachte deelnemers (200 à 300) en de benodigde functionaliteiten (chat, beeldwisseling tussen presentator/presentatie en het tonen van de animatievideo’s) hebben we de keuze gemaakt voor Microsoft Teams Live Events. Bijkomend voordeel van dit platform is dat wij zelf de technische moderatie kunnen verzorgen tijdens de opname.

Resultaat

Na afloop van de online bijeenkomst heeft de Vervoerregio Amsterdam veel positieve reacties ontvangen. Direct na afloop stroomden de complimenten via de chat binnen; ontzettend leuk om te zien. De combinatie van de presentaties, animatievideo’s én de vragenrondes zorgde voor een prettige afwisseling. Voor de organisatie was het wel aanpoten op de achtergrond. Er zijn tijdens de bijeenkomst namelijk bijna 200 vragen binnengekomen via de chat. Die moesten allemaal gescreend en live gesteld worden tijdens de vragenrondes. Voor ons was dat wel dé bevestiging dat we de deelnemers goed betrokken hebben tijdens de bijeenkomst.

Vervoerregio Amsterdam logo

over Future Communication

“Sabine heeft een goede bijdrage geleverd aan het behapbaar maken van een aantal complexe verkeerssituaties. Dit resulteerde in een toegankelijke (digitale) bijeenkomst met alledaagse communicatiemiddelen voor de inwoners van Zaandijk. Vooral de animaties over de verkeerssituaties zijn van grote meerwaarde, omdat deze ook na de bijeenkomst goed ingezet kunnen worden.”